ஓப்பன் ஆஃபிஸ் தொடர்-பகுதி-83- ஓப்பன்ஆஃபிஸ் பேஸில் படிவம் ஒன்றை உருவாக்குதல்

பொதுவாக தரவுதளம் எனில் தரவுகளை தேக்கிவைக்க உதவிடும் ஒரு அமைப்பாகும் இந்த தரவுதளத்திற்குள்  தேக்கிவைக்க  விரும்பும் தரவுகளை உள்ளீடு செய்ய உதவுவதே தரவுதள படிவமாகும்  தரவுதளபடிவம் ஆனது  ஒரு தரவுதளத்திற்குள் தரவுகளை உள்ளீடு செய்யவும் அவ்வாறு உள்ளீடு செய்த தரவுகளை மாறுதல்கள் செய்யவும் பயன்படுகின்றது ஒரு சாதாரண படிவம் ஆனது ஒரு அட்டவணையில் இருக்கும் புலங்களை உள்ளடக்கியதாகும்   இதனோடு மேலும் கூடுதலான உரை ,வரைகலைஅமைவு ,தேர்வுசெய்பெட்டிகள், இதரஉறுப்புகள் உள்ளடக்கியதே ஒருகலவையான தரவுதள படிவமாகும்

 ஒரு தரவுதளத்தின் இடதுபுறபலகத்தின் மூன்றாவதாக உள்ளதே தரவுதளபடிவத்தை கையாள உதவிடும் உருவபொத்தான்ஆகும் அந்த படிவஉருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் வலதுபுற பலகத்தில்1.Creating Form in Design View, 2.Use Wizard to Create Formஆகிய இருவாய்ப்புகள் தோன்றிடும். நாம்இப்போதுதான் முதன்முதலில் இந்த தரவுதளத்திற்குள் உள்நுழைவு செய்யும் புதியவர், எனில் இந்த இரண்டாவது வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

83.1

படிமுறை1Select fields:உடன் விரியும் Select the fields of your form என்ற உரையாடல் பெட்டியில்Tables or queries என்பதன் கீழுள்ள கீழிறங்கு பட்டியிலிருந்து நாம் ஏற்கனவே அட்டவணையாக உருவாக்கியிருந்த Table:vacationsஎன்ற அட்டவணையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் available fields என்பதன் கீழ் நாம் தெரிவுசெய்த அட்டவணையிலுள்ள புலங்கள் பட்டியலாக விரியும்  அதற்கு அருகில் வலதுபுறம் உள்ள >> என்ற இரட்டைக்குறியுள்ள பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் available fields என்பதன் கீழ் பட்டியலாக விரிந்த புலங்கள் அனைத்தும் Fields in the form என்ற பகுதிக்கு போய்ச்சேரும் பின்னர் இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக  .

படிமுறை2Set up a subform.: நாம் ஏற்கனவே fuel, vacationsஆகிய இரு அட்டவணைகளுக்கிடையே உறவுகளை உருவாக்கியிருந்தால் அதனை பயன்படுத்தி கொள்ளலாம் இல்லையெனில் படிமுறை 4 ஐ பயன் படுத்தி இவ்விரு   அட்டவணைகளுக்கிடையேயான உறவை உருவாக்குக.

இதன்பின் தோன்றிடும் Decide if you want to setup a sub formஎன்ற உரையாடல் பெட்டியில்  Add Sub form என்ற தேர்வுசெய் பெட்டியை தெரிவுசெய்து கொள்க. பின்னர் இதன் கீழுள்ளsub form based on existing relationஎன்ற வானொலி பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக   உடன் fuel என்ற உறவு புலபெயர் அருகிலுள்ள உரைபெட்டியில் தோன்றிடும் அதனை தெரிவுசெய்துகொண்டு இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக  .

83.2

படிமுறை3Add subform fields: இந்த படிமுறையானது ஏறத்தாழ படிமுறை 1 ஐ போன்றதே ஆயினும் இந்த படிமுறையில் துனைபடிவத்திற்குள் அனைத்து புலங்களையும் கொண்டுவந்து சேர்க்கவிரும்பு வதில்லை அதனால் முதலில் available fields என்பதன் கீழ் நாம் தெரிவுசெய்த அட்டவணையிலுள்ள புலங்களுக்கு அருகில் வலதுபுறம் உள்ள >> என்ற இரட்டைக்குறியுள்ள பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் available fields என்பதன் கீழ் பட்டியலாக விரிந்த புலங்கள் அனைத்தும் Fields in the form என்ற பகுதிக்கு போய்ச்சேரும் பின்னர் Fields in the form என்பதன் கீழ் வந்து சேர்ந்த புலங்களில்  FuelIDஎன்ற புலத்தை  மட்டும் தெரிவுசெய்து கொண்டு  அருகில் இடதுபுறம் உள்ள < என்ற ஒற்றைக்குறியுள்ள பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் available fields என்பதன் கீழ் நம்மால் தெரிவுசெய்து நீக்கம் செய்யபட்ட FuelIDஎன்ற புலம் தவிர மிகுதி புலங்கள் அப்படியே இருக்கும் பின்னர் இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை4Get joined fields: இந்த படிமுறையானது நாம் உருவாக்கிய அட்டவணைகளில் அல்லது வினாக்களில் அவைகளுக்கிடையே உறவை உருவாக்காமல் இருந்தால் அவைகளுக்கிடையே உறவை உருவாக்கிட உதவுகின்றது.  Date என்ற புலத்தை இவ்விரு அட்டவணைகளுக்கிடையே உறவு புலமாக உருவாக்கிய இணைக்க விரும்புவதாக கொள்வோம்

83.3

அதனால் உடன் தோன்றிடும் Select the joins between your forms என்ற உரையாடல் பெட்டியில் இடதுபுறம் first joined subform field என்பதன்கீழுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலிருந்து  date என்ற புலத்தின் பெயரை தெரிவுசெய்துகொள்க இந்த புலமானது fuel அட்டவணைக்கு அடிப்படை திறவுகோள் (primary key)அன்று அதனால் இதனை அயலர்திறவுகோள்(foreign key)என்பர். பின்னர்  வலதுபுறம் first joined main form field என்பதன்கீழுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலிருந்த  date என்ற புலத்தின் பெயரை தெரிவுசெய்துகொள்க இங்கு இந்த புலமானது vacations என்ற அட்டவணைக்கு அடிப்படை திறவுகோள் (primary key)ஆகும்  இதற்குமேலும் வேறுபுலத்தை இவ்வாறு உறவுபுலமாக உருவாக்கிட விரும்பினால் Second joined sub form field  என்பதன் கீழ் முன்பு கூறியவாறு செயல்படுத்துக பின்னர்இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை5Arrange controls: இந்த படிமுறையில் ஒரு படிவத்தின் கட்டுபாடுகளை உருவாக்கும் வழிமுறையை தெரிந்து கொள்ளவிருக்கின்றோம்  ஒரு கட்டுபாடு என்பது label ,field ஆகிய இரண்டு பகுதிகளை உள்ளடக்கியதாகும்  திரையில் உள்ள முதன்மை படிவத்தில் (Arrangement of the main form )  Columnar - Labels on top  என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் அந்தந்த புலங்களின் பெயர் அதனதன் மேல்பகுதியில் பிரதிபலிக்கும் துனைபடிவத்தில் (Arrangement of the subform)   As Data Sheetஎன்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் விரிதாளினை போன்று புலங்களின் பெயரானது நெடுவரிசைகளின் தலைப்பாகவும்  அதற்கு கீழ்காலியான புலங்களும் தோன்றிடும்  பின்னர்இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை6Set data entry : ஏதேனும் புலத்தில் தரவை உள்ளீடு செய்யத்தேவையில்லை எனும் போதுமட்டும் தேவையான புலத்தின் தேர்வுசெய்பெட்டியை தெரிவுசெய்துகொள்க அனைத்து புலங்களிலும் தரவுகளை உள்ளீடு செய்ய வேண்டுமெனில் இயல்புநிலையில் இருப்பதை ஏற்று இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை7Apply styles : இந்த படிமுறையில் ஒவ்வொரு புலத்திற்குமான வண்ணம் புலத்தின் ஒரஅமைப்பு ஆகியவற்றை நாம்விரும்பியவாறு தெரிவுசெய்துகொண்டு பின்னர்இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை8Set name.: இறுதியாக இந்த படிவத்திற்கு ஒரு பெயரிட்டு இங்கு   Fuel என்ற பெயரை இட்டு   Modify the form என்பதன் வானொலி பொத்தானை தெரிவுசெய்துகொண்டு பின்னர்இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

உடன் படிவமானது மாறுதல் செய்வதற்கு தயாராக Edit mode என்ற நிலையில் திரையில் தோன்றிடும்.

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் தொடர்-பகுதி-82- ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் வினாவை உருவாக்குதல்

 நாம் முந்தைய தொடர்களில்கூறியவாறு ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் ஒரு அட்டவணையை உருவாக்கி அதில் தேவையான தரவுகளை சேமித்து வைத்துள்ளதாக கொள்வோம்

இதில் குறிப்பிட்ட தரவுகள் அல்லது நிபந்தனைக்குட்பட்ட தரவுகளை திரையில் காண்பதற்கு உதவுவதே இந்த வினா உருவாக்குவதாகும் முதலில் வினா உருவாக்கிடவிரும்பும் தரவுதளத்தை திறந்து கொள்க பின் இந்த வினா எழுப்புவதற்காக இடதுபுறபலகத்தின் Data baseஎன்பதன் கீழுள்ள பொருட்களில் queryஎன்ற உருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படம்-1

உடன் வலதுபுறபலகத்தில் 1Create Query in Design view ,2 Use Wizard to Create query, 3 Create Query in SQL view ஆகிய மூன்று வகையான வாய்ப்புகளில் இந்த வினாவை உருவாக்க முடியும் என பட்டியலிடும்

அதில் முதல் வாய்ப்பான 1Create Query in Design view என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்கிய வுடன் விரியும் Design view என்ற சாளரத்தின் கீழ்பகுதி பலகமானது வினாவை வடிவமைப்பதற்கானதாகும்

நாம் கீழ்பகுதியில் வடிவமைப்பதற்கேற்ப வினா உருவாகும் மேல் பகுதி பலகத்தில்Query Design பட்டை, Design பட்டை ஆகிய இரு பட்டைகள் உள்ளன முதன்முதல்வினாவை வடிவமைப்பு காட்சியில் உருவாக்கிட Add Tables என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படம்-2

அல்லது நாம் அதிகமாக சிந்தித்து வினாஎழுப்புவதற்காக சிரமப்படாமல் ஏற்கனவே இருக்கும் அட்டவணையின் நெடுவரிசை உறுப்புகளை கொண்டு வினாவை உருவாக்குவதற்கு வசதியாக இதனோடு கூடவே Copy Table என்ற உரையாடல் பெட்டியும் தோன்றிடும் இதிலிருந்து தேவையான நெடுவரிசைகளை மட்டும் தெரிவுசெய்து Addஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கினால் குறிப்பிட்ட நெடுவரிசை உறுப்புகள் மட்டும் வினாவாக மேல்பகுதியின் பலகத்தில் உருவாகும்

இந்நிலையில் பின்வரும் அட்டவணையில் கண்டுள்ள விசைகளுக்கான செயல்களை தெரிந்து கொண்டு தேவையான செயல்களை செயல்படுத்தி கொள்க

செயலி விசை(Key)	ஏற்படும் செயல்கள் (Function)
F4	முன்காட்சி(Preview)
F5	வினாவை இயக்குதல்(Run Query)
F7	அட்டவணைஅல்லது வினாவை சேர்த்தல் (Add Table or Query)

இரண்டாவது வாய்ப்பான Use Wizard to Create query என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன்

Query Wizardஎன்ற வழிகாட்டி திரையில் தோன்றிடும் இதன்மூலம் வினாவை எவ்வாறு உருவாக்குவதுஎன தெரியாத புதியவர்கள் இதில் உள்ளவைகளில் தேவையான அட்டவணையையும் அதில் தேவையான புலங்களையும் இந்த வழிகாட்டியின் எட்டு படிமுறைகளை பின்பற்றி உருவாக்கி பயன்படுத்தி கொள்க

படம்-3

மூன்றாவது வாய்ப்பு நேரடியாக SQL கூற்றினை SQL view என்ற திரையில் வினாவாக உருவாக்குவதாகும் இந்த வாய்ப்பை தரவுதளத்தை பற்றி சிறிது அனுபவம் பெற்ற பிறகு பயன்படுத்தி கொள்க

ஒரு அட்டவணையின் புலத்தின் பெயர் மற்றொரு அட்டவணையிலும் இருக்குமாயின் அதனை தொடர்பு அல்லது உறவு வினாவின் மூலம் காணலாம் அதாவது ஒரு வாடிக்கையாளர் குறிப்பிட்ட பொருட்களை கொள்முதல் செய்வதாக கொள்வோம் இங்கு வாடிக்கையாளர் என ஒன்றும் கொள்முதல் செய்யும் பொருட்களின் பட்டியல் என இரண்டாவதும் ஆக இரு அட்டவணைகள் உள்ளன .உதாரணமாக Customer table என்ற அட்டவணையிலிருந்து Item-Number என்ற புலத்தினை இடம் சுட்டியால் தெரிவுசெய்து பிடித்துகொண்டு அப்படியே Item table இலில் இடம்சுட்டியை கொண்டு சென்று Item-Number என்ற புலத்தில் விட்டிடுக உடன் இரு அட்டவணையும் ஒரு தொடர்பு கோட்டின்மூலம் இணைக்கபடும்

பின் இந்த தொடர்பு கோட்டினை இடம்சுட்டியால் தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியிலிருந்து Insert=>New Relation =>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் தோன்றிடும் Relations என்ற உரையாடல் பெட்டியில் புதிய உறவை/இணைப்பை உருவாக்கி கொள்க

மேலும் தேவையான புலங்களையும் AND என்பது போன்ற பூலியன்களையும் நாம் உருவாக்கவிருக்கும் வினாவில் பயன்படு்த்தி கொள்க

இந்த வினா உருவாக்குவதை ஒரு சிறு எடுத்துகாட்டின் மூலம் இப்போது காண்போம்

Item என்ற அட்டவணையில் Item_No என்ற புலமும் மேலும் பல புலங்களும் Suppliers என்ற அட்டவணையில் Supplier_Name என்ற புலமும் மேலும் பல புலங்களும் உள்ளதாகவும் கூடுதலாக இவ்விரு அட்டவணைகளிலும் Supplier_No என்ற புலம் பொதுவானதாக உள்ளதாக கொள்வோம் இந்த இரு அட்டவணைகளிலிருந்து வாடிக்கையாளர்களில் மூன்றிற்கு மேற்பட்ட பொருட்களை அனுப்பிவைப்பவர்களை காண பின்வரும் படிமுறைகளை பின்பற்றிடுக

1 வினா வடிவமைப்பு திரையில் Item Suppliers ஆகிய இரு அட்டவணைகளையும் உள்ளிணைத்துகொள்க

2 இரு அட்டவணைகளிலும் ஏற்கனவே தொடர்பு/உறவு குறிப்பிடபடாமல் இருந்தால் Supplier_No என்ற புலம் பொதுவானதாக உள்ளதாக இணைப்பு செய்திடுக

3 Item என்ற அட்டவணையில் Item_No என்ற புலத்தை தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்கியிபின் தோன்றிடும் சுழ்நிலை பட்டியை பயன்படுத்தி Function line ஐ தோன்ற செய்க பின்னர் Count function என்பதை இந்த புலத்திற்கு தெரிவுசெய்க

4 அதில் >3 என்ற நிபந்தனையை உள்ளீடுசெய்து காட்சியாக காணும் புலங்களை காண்பதற்கேற்ப disable என்பதை தெரிவுசெய்து கொள்க

5 Suppliers என்ற அட்டவணையில்Supplier_Nameஎன்ற புலத்தை தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்கியபின் தோன்றிடும் சுழ்நிலை பட்டியில் Group functionஐ தெரிவுசெய்து கொள்க

6 தற்போது நாம் உருவாக்கிய வினாவை இயக்கி பார்த்திடுக

பொருளின் விலையும் ( individual price of an article) பொருள் வழங்கியோர் எண்ணின் புலமும் (Supplier_No) மேலே கொடு்ததுள்ள இருஅட்டவணைகளில் Item என்ற அட்டவணையில் இருந்தால் பின்வரும் வினாமூலம் பொருளின் சராசரி விலையை காணலாம்

1 வினா வடிவமைப்பு திரையில் Item என்ற அட்டவணையை உள்ளிணைத்துகொள்க

2 "Price" , "Supplier_No" ஆகிய இரு புலங்களை தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்குக

3 உடன் தோன்றிடும் சுழ்நிலை பட்டியை பயன்படுத்தி Function line ஐ தோன்ற செய்க பின்னர் Average functionஐ Price என்ற புலத்தில் தெரிவுசெய்க

4 அல்லது alias name என்பதை பயன்படுத்தியும் Average functionஐ தெரிவுசெய்து கொள்ளமுடியும்

5 Supplier_No என்ற புலத்தை தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்கியபின் தோன்றிடும் சுழ்நிலை பட்டியில் Group functionஐ தெரிவுசெய்து கொள்க

6 தற்போது நாம் உருவாக்கிய வினாவை இயக்கி பார்த்திடுக