ஓப்பன் ஆஃபிஸ் தொடர் -பகுதி -92

பொதுவாக ஓப்பன் ஆஃபிஸின் அனைத்து பயன்பாடுகளிலும் விரைவாக அச்சிடுவதற்கும் விரைவாக பிடிஎஃப் கோப்பாக உருமாற்றுவதற்கும் மேலே கருவிகளின் பட்டியலில் உள்ள இதற்கான Print File Directly , Export Directly as PDF என்ற உருவபொத்தான்களை (படம்-92.1) தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் நாம் விரும்பிய பணிக்கான செயல் நடைபெறும்.

படம்-92.1

துமட்டுமல்லாது அச்சிடும் பணியின் ஒவ்வொரு செயல்களையும் நாம் விரும்பிய வாறு மாற்றியமைப்பதற்காக மேலே கட்டளைபட்டையிலுள்ள File => Print=>  என்ற வாறு கட்டளைகளை  தெரிவுசெய்து சொடுக்குக  பின்னர் விரியும் Print என்ற உரையாடல்(படம்-92.2)  பெட்டியில் General ,என்ற அனைத்து பயன்பாடுகளிலும் உள்ள பொதுவான முதல் தாவியின் திரையும் அதற்கு அடுத்ததாக அந்தந்த பயன்பாட்டிற்கு ஏற்ப openoffice writer ,open office calc  ,என்ற தாவியின் திரையும், மூன்றாவதாக அந்தந்த பயன்பாட்டிற்கு ஏற்ப page layout  என்ற தாவியின்திரையும் நான்காவதாக options என்ற தாவியின்திரையும் அமைந்திருக்கும் அவற்றுள்  General என்ற தாவியின் திரையில் அச்சுபொறியின் பெயர் ,ஆவணத்தின் அனைத்து பகுதிகளுமா? அல்லது குறிப்பிட்ட பகுதியா? எத்தனை நகல் போன்றவிவரங்களை தெரிவுசெய்துகொண்டு  Print என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக .உடன் நாம் தெரிவுசெய்தவாறு ஆவணமானது அச்சிடபெறும்.

 

படம்-92.2

 பிடிஎஃப் கோப்பாக உருமாற்றம் செய்திடும்போது அதன் உள்ளடக்கங்கள், தரம் ஆகியன எவ்வாறு இருக்கவேண்டும் என அமைப்பதற்காக ,  மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள File => Export as PDF=>  என்றவாறு கட்டளைகளை  தெரிவுசெய்து சொடுக்குக  பின்னர் PDF Options என்ற உரையாடல்(படம்-92.3)  பெட்டி திரையில் தோன்றிடும் 

 

படம்-92.3

அதில் General ,என்ற தாவியின் திரையில் எந்த பகுதியை பிடிஎஃப் ஆக உருமாற்ற  விரும்புகின்றோம்? படங்கள் எவ்வாறு இருக்கவேண்டும்? படிவம் எவ்வாறு இருக்கவேண்டும்? என்பனபோன்ற விவரங்களை இயல்பு நிலையில் இருப்பதை ஆமோதித்திடுக அல்லது நம்விருப்பபடி மாற்றியமைத்திடுக.  initial view என்ற தாவியின் திரையில் பலகம், உருபெருக்க அமைவு ,பக்கவடிவமைப்பு ஆகியவை இயல்பு நிலையில் இருப்பதை ஆமோதித்திடுக அல்லது நம்விருப்பபடி மாற்றியமைத்திடுக .

படம்-92.4

 இதே உரையாடல்பெட்டியில் user interface  என்ற தாவியின்(படம்-92.4) திரையில் பயன்பாட்டாளரின் இடைமுகம் எவ்வாறு அனுமதிப்பது என அமைத்திடுக

மிகமுக்கியமாக Security என்ற தாவியின் (படம்-92.4)திரையில் set open password ,set permission password ஆகிய இரண்டு பொத்தான்களையும் அழுத்துவதன்மூலம் நாம் உருவாக்க விருக்கும் பிடிஎஃப் கோப்பினை  கடவுச்சொற்களின் மூலமாக மட்டுமே திறக்கமுடியும் என அமைத்து  பிடிஎஃப் கோப்பின் பாதுகாப்பினை உறுதி செய்து கொள்ள முடியும் இவ்வாறு அனைத்தும் அமைவுசெய்தபின் இறுதியாக  Export என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் நாம் விரும்பியவாறு பிடிஎஃப் கோப்பாக உருமாற்றிடும்  செயல் நடைபெறும்.

  ஓப்பன் ஆஃபிஸின் அனைத்து பயன்பாடுகளின் ஆவணத்தையும் நேரடியாக மின்னஞ்சலாக அனுப்பிடமுடியும் அதற்காக மேலே கட்டளைபட்டையிலுள்ள File => send=>  என்றவாறு கட்டளைகளை  தெரிவுசெய்து சொடுக்குக  பின்னர் விரியும் சிறு பட்டியில்(படம்-92.5) document as E-mail,E-mail as open document text ஆகிய இரண்டு வாய்ப்புகளில் ஒன்றை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக (இவையிரண்டு வாய்ப்புகளும் ஒரே மாதிரியான பணியையே செய்கின்றன)உடன் தோன்றிடும் இயல்புநிலையின் மின்னஞ்சல் பயன்பாட்டில் ,இம்மின்னஞ்சலை பெறுபவரின் மின்னஞ்சல் முகவரி நாம் மின்னஞ்சலாக அனுப்பிடும் கோப்பின் சுருக்க விவரம் போன்ற விவரங்களை உள்ளீடு செய்தபின் அனுப்பிவைத்திடலாம்.

 

 படம்-92.5

 E-mail as Microsoft word என்ற வாய்ப்பு வாயிலாக மின்னஞ்சல் அனுப்பிட முனையும்போது ஆவணமானது முதலில் மைக்ரோசாப்ட் ஆவணமாக உருமாற்றம் செய்து அதன்பின் மின்னஞ்சலாக அனுப்பிவிடும்  அவ்வாறே E-mail as PDF என்ற வாய்ப்பானது அனுப்பிடும் ஆவணத்தை முதலில்  பிடிஎஃப் ஆவணமாக உருமாற்றம் செய்து அதன்பின் மின்னஞ்சலாக அனுப்பிவிடும்

 மின்னஞ்சலை பெறுபவர்கள் ஒன்றிற்கு மேற்பட்டவர்கள் எனில்  ஓப்பன் ஆஃபிஸின் ரைட்டரில் உள்ள Mail Merge Wizardஎன்ற வாய்ப்பினை பயன்படுத்தி கொள்க .

இதற்காக மேலே கட்டளைபட்டையிலுள்ளTools => Mail Merge Wizard=>  என்றவாறு கட்டளைகளை  தெரிவுசெய்து சொடுக்குக  பின்னர் விரியும் Mail Merge Wizard என்ற உரையாடல் பெட்டியின் முதல் பக்கத்தில் Use the current document என்றவாய்ப்பை தெரிவுசெய்துகொண்டு next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படம்-92.6

  பின்னர் விரியும் இரண்டாவது திரையில்(படம்-92.6)  E-mail messageஎன்ற வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்துகொண்டு next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக  அதன்பின்னர் தோன்றிடும் மூன்றாவது திரையில் Select Address List என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குவதன் மூலம் மின்னஞ்சல் முகவரிகளின் பட்டியலில் தேவையான முகவரிகளை தெரிவுசெய்துகொண்டு okஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர் இவ்வாறே next ,nextஎன்றவாறு பொத்தானை ஏழுபடிமுறைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியபின் எட்டாவது படிமுறையாக இந்த உரையாடல் பெட்டியின் இடதுபுறபலகத்தில் உள்ள 8. Save, print or send என்ற வாய்ப்பின் படிமுறையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் வலதுபுற பலகத்தில் Send merged document as E-Mail என்ற (படம்-92.7)வாய்ப்பை தெரிவு செய்து கொண்டு Send documents என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் பட்டியலில் உள்ள அத்துனை மின்னஞ்சல் முகவரிகளுக்கும் இந்த  ஆவணத்தை மின்னஞ்சலாக அனுப்பி வைத்துவிடும் .

  படம்-92.7