ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்-36 -ஃபங்சன் பற்றி தெரிந்துகொள்வோம்

 ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் முன்கூட்டியே கட்டமைக்கப்பட்ட  ஒரு ஃபார்முலாவே ஃபங்சன் ஆகும்  நம்மால் பயன்படுத்துவதற்காக  ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் தற்போது நடைமுறையில் 350 இற்கும் மேற்பட்ட ஃபங்சன்கள் உள்ளன. இவைகளில் பெரும்பாலானவை எண்களின் கணக்கீடுகளுக்காக பயன்படுகின்றன. மிகுதி இருப்பவை நாள் ,நேரம், உரை போன்றவைகளை கையாளுவதற்கு பயன்படுகின்றன.

 பொதுவாக இந்த ஃபங்சன்களின் பெயர்கள் சுருக்கு பெயராகவே இருக்கும் உதாரனமாக FVஎன்பது Future Value என்பதன் சுருக்கு பெயராகும்  முன்பெல்லாம் இந்த ஃபங்சன்கள் பெரிய எழுத்துகளிள் மட்டுமே எழுதப்பட்டு வந்தன ஆனால் தற்போது  பெரிய எழுத்து சின்னஎழுத்து ஆகியவை தனித்தனியாகவோ கலந்தோ  இருக்கின்றன. ஆயினும் இவை எப்படி இருந்தாலும் ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் இந்த ஃபங்சன்கள் செயற்படுமாறு இவை கட்டமைக்க  பட்டுள்ளன. இந்த ஃபங்சன்களில் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட தருமதிப்புகள்(arguments) நேரடியாக உள்ளீடு செய்வது அல்லது மற்ற கலன்களில்(cells) இருந்து படிப்பதன்மூலம் கணக்கிடுவதற்காக பயன்படுத்தி கொள்ளப் படுகின்றன.

  பெரும்பாலன ஃபங்சன்கள் ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க் ,மைக்ரோ சாப்ட் எக்செல் ஆகிய இரண்டிலும் எந்தவொரு மாறுதலும் செய்யாமலேயே ஒன்றில் உருவாக்குவது மற்றொன்றில் நன்கு செயல்படும் தன்மையுடனேயே அமைந்துள்ளன. ஒரு ஃபங்சனுக்குள் தருமதிப்பிற்கு  பதிலாக மற்றொரு ஃபங்சனையே வலைபின்னல் (nested function )போன்று =SUM(2;PRODUCT(5;7)) என்றவாறு பயன்படுத்த முடியும்

 இந்த ஃபங்சனை உள்ளீடு செய்வதற்கு Function Wizard   என்பதே பெரும்பாலானவர்கள் பயன்படுத்தும் வழியாகும். இதனை செயற்படுத்திட மேலே கட்டளை பட்டையிலிருந்து Insert => Function=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துவது அல்லது Ctrl+F2 ஆகிய விசைகளை  சேர்த்து அழுத்துவது அல்லது கருவிபட்டையிலிருந்து இதற்கான  fx என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குவது ஆகிய ஏதேனுமொரு வழியை பின்பற்றுக..

                                      படம்-36-1

 இவ்வாறு செயற்படுத்தியவுடன் Function wizard என்ற வித்தகரின் உரையாடல் பெட்டி யொன்று (படம்-36-1) திரையில் தோன்றும் அதில்category  என்பதன்கீழ்  பொதுவாக பயன்பாட்டின் வகைக் கேற்றவாறு ஃபங்சன்கள் கணிதம், புள்ளியியல், உரை ,நிதி ,தரவுதளம் என பல்வேறுவகையாக  பாகுபடுத்தி வகைபடுத்தபட்டுள்ளன இவற்றுள் நமக்கு தேவையானதை மட்டும் தேர்ந்து எடுப்பதற்கு இந்தcategory  என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. உடன் தொடர்பு டைய ஃபங்சன்களின் பெயர்கள் கீழிறங்கு பட்டியலாக தோன்றும் அவற்றுள் தேவையானவற்றை மட்டும் தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் ஃபங்சனின் தருமதிப்பை உள்ளீடு செய்வதற்கான உரைபெட்டியொன்று திரையில் தோன்றும்.

 கலன்களிலிருந்து இதனை தெரிவுசெய்யவிருப்பதால் இதனுடைய வலதுபுறமிருக்கும் சுருங்கும் (shrink)பொத்தானை தெரிவுசெய்து இருமுறை சொடுக்குக உடன் Function wizard என்ற வித்தகரின் உரையாடல்  பெட்டியினுடைய தேவையற்ற சுற்றுபுறங்கள் மறைந்து இந்த உரைபெட்டி மட்டும் உள்ளீடு செய்வதற்காக(படம்-36-1) காட்சியளிக்கும் பின்னர் விரிதாளிலிருந்து இதில் உள்ளீடு செய்வதற்காக தேவையான கலன்களை தெரிவு செய்து கொண்டு மீண்டும் இதே சுருங்கும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து இருமுறை சொடுக்குக உடன் Function wizard என்ற வித்தகரின் உரையாடல் பெட்டி முன்பிருந்தாவாறே திரையில் தோன்றும்

  இவ்வாறு தருமதிப்புகளை தெரிவுசெய்து உள்ளீடு செய்துவரும்போது இந்த ஃபங்சனின் விடை யானது  function result என்ற பகுதியில் தோன்றும் இவ்வாறே தேவையான தருமதிப்புகளை தெரிவு செய்து கொண்டு இந்த உரையாடல்பெட்டியிலுள்ள ok என்ற பொத்தானை சொடுக்குக.   

  இந்த ஃபங்சன் விசார்டு இல்லாது நேரடியாக ஃபார்முலாவை ஒரு கலனில் உள்ளீடு செய்வது போன்றும் தேவையான விவரங்களை உள்ளீடு செய்து சரியாக இருந்தால் உள்ளீட்டு விசையை அழுத்துக அல்லது மேலே கருவிபட்டையிலுள்ள Accept   என்ற (படம்-36-2)பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.  உடன் இதற்கான விடை குறிப்பிட்ட  கலனில் தோன்றும்

                                   படம்-36-2

 இந்த ஃபங்சனில் பயன்படுத்தபட்ட ஃபாரமுலா திரையில் தோன்றிட Tools => options=> open office.org calc => view => display என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக.

 இந்த ஃபங்சன்களில் தவறான தருமதிப்பையோ அல்லது தவறான கணித குறியீட்டையோ பயன்படுத்திடும்போது இதனுடைய விடை தவறாகவும் பிழைசுட்டும் செய்தியும்  திரையில் தோன்றிடும். இவ்வாறான நிலையில் இந்த பிழை ஏன்ஏற்பட்டது என அறிந்து அதனை சரிசெய்வதில் நமக்கு அதிக சிரமம் ஏற்படும் அதனை தவிர்ப்பதற்காக ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் error messages, color coding, Detective ஆகிய மூன்று கருவிகள் நமக்கு உதவிபுரிகின்றன.

 பிழைச்செய்திகள் error messages  இவ்வகையில்  error 501 முதல்  error 527 வரையில் பிழைசெய்திகள் திரையில் தோன்றிடும்   பொதுவாக ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் சுட்டி காட்டபடும் பிழைச்செய்திகள் பின்வருமாறு,

1.error 502  இது ஒரு ஃபங்சனில் மேற்கோள் காட்டப்படும் நெடுவரிசை கலன்கள், கிடைவரிசை கலன்கள் ,விரிதாள் ஆகிய ஏதோவொன்று விடுபட்டுவிட்டது என்ற செய்தியை கூறுகின்றது

2.error 503 இது ஒரு ஃபங்சனில் வகுக்கும் எண்  பூஜ்ஜியமாக இருக்கும்போது ஏற்படும்  இதனை தவிர்த்திட =IF(C3>0, B3/C3, "0")என்றவாறு ஃபங்சனை அமைத்து கொள்வது நல்லது.

3.error 509 இது ஒரு ஃபங்சனில் கணக்கீட்டிற்கான = போன்ற கணித குறியீடு விடுபட்டுவிட்டது என்ற செய்தியை கூறுகின்றது

4.error 510 இது ஒரு ஃபங்சனில் தருமதிப்பு விடுபட்டுவிட்டது என்ற செய்தியை கூறுகின்றது

5..error 519VALUE இது ஒரு ஃபங்சனிற்கள் அளித்துள்ள தருமதிப்பு ஏற்புடைய வகையாக இல்லை என்ற செய்தியை கூறுகின்றது

6.error 525 REFஇது ஒரு ஃபங்சனில் மேற்கோள் காட்டப்படும் நெடுவரிசை கலன்கள், கிடைவரிசை கலன்கள், விரிதாள் ஆகியஏதோவொன்று விடுபட்டுவிட்டது என்ற செய்தியை கூறுகின்றது

7.error 525NAME? இது ஒரு ஃபங்சனில் மேற்கோள் காட்டப்படும் தரவுகள் ஏற்புடையதாக இல்லை என்ற செய்தியை கூறுகின்றது

 வண்ணங்களில்பிரதிபலிக்கசெய்வது (color coding) இது ஒரு ஃபங்சனின் பிழையை  பற்றி ஆய்வுசெய்திடும்போது  குறிப்பிட்ட ஃபார்முலாவில் உள்ளீடிற்காக பயன்படுத்தி கொள்ளப்பட்ட கலன்கள் red, magenta, green, dark blue,brown, purple, yellow ஆகிய  எட்டு வண்ணங்களில் பிரதி பலிக்கும்படி உடனடியாக அடையாளம் காண்பதற்கு வசதியாக திரையில் காண்பிக்கின்றது

துப்பறிதல்  (Detective)  இந்த கருவி ஒரு ஃபார்முலாவில் பயன்படுத்தபட்ட  அதாவது முந்தைய (precedents) கலன்கள் எவையெவை ஃபார்முலாவை சார்ந்த (dependents)அதாவது பிந்தைய கலன்கள் எவையெவை என கண்டுபிடிப்பதற்கு பயன்படுகின்றது  அதற்காக ஒரு ஃபங்சன் இருக்கும் கலன்மீது இடம்சுட்டியை வைத்துகொண்டு  மேலே கட்டளைபட்டியிலுள்ள Tools => Detective => Trace Precedents => அல்லதுTrace   dependents=>(படம்-36-3) என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்து வது அல்லதுShift+F7  ஆகிய விசைகளை சேர்த்து அழுத்துவது ஆகியவற்றின் மூலம் இதனை பயன்படுத்தி கொள்ளலாம் உடன்  மெல்லிய தொருகோடு அதன் முனைபகுதியில் ஒருவட்டத்துடன் தோன்றுவதை  இந்த ஃபார்முலாவிற்கு முந்தையது(precedents) என்றும்   அம்புக்குறியுடன் முடிவடையும் வேறு கோட்டினை(படம்-36-3) இந்த  ஃபார்முலாவை சார்ந்தது(Dependents) என்றும் அறிந்து கொள்க.

  மேலும்  இந்த கருவியின் வாயிலாகTools => Detective => Trace Error=> என்றவாறு கட்டளை செயற்படுத்துவதன் மூலம் பிழையை கண்டுபிடித்தல், ஏற்புடையது அல்லாத தரவுகளை குறியீடுசெய்தல், ஃபார்முலாவிற்கு முந்தைய அல்லது பிந்தையதை நீக்கம்செய்தல் ஆகிய செயல்களை செயற்படுத்தலாம்.

                                படம்-36-3

 இந்த ஃபங்சன்களின் விடை முழுஎண்களாக அல்லது தொகை எனில் பைசாவுடன் வருமாறு

செய்வதற்கு round என்ற ஃபங்சன் பயன்படுகின்றது உதாரணமாக இதனை கலன்எண்A3 -ல் =ROUND((SUM(A1;A2)) என்றவாறு பயன்படுத்தலாம்.  இதன் ROUNDUP or ROUNDDOWN என்பன போன்ற வகைகளில் நமக்கு தேவையான வகையை மட்டும் பயன்படுத்தி கொள்க. பொதுவாக ரூபாவை குறிப்பிடும் தொகைகளில் இயல்புநிலையில் பைசாவுடன் வருவதற்கு Tools > Options >Open Office.org Calc > Calculate > Decimal Places என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்தி அமைத்து கொள்வது நல்லது

  SUMIF, COUNTIF, MATCH, SEARCH, LOOKUP, HLOOKUP, VLOOKUP,DCOUNT, DCOUNTA, DSUM, DPRODUCT, DMAX, DMIN, DAVERAGE,DSTDEV, DSTDEVP, DVAR, DVARP, DGET.என்பனபோன்ற ஃபங்சன்களில் வழக்கமான வெளிப்பாடை (expression) ஓப்பன்ஆஃபிஸ் கால்க்  அனுமதிக்கின்றது இதற்காக Tools >Options > OpenOffice.org Calc > Calculateஎன்றவாறுகட்டளைகளை செற்படுத்துக

                                   படம்-36-4

  உடன் (படம்-36-4) உள்ளவாறு OpenOffice.org Calc -Calculateஎன்ற உரையாடல் பெட்டியொன்று தோன்றும் அதில்Enable regular expressions in formulas என்ற தேர்வுசெய் பெட்டியை தெரிவுசெய்து okஎன்ற பொத்தானை சொடுக்குக. உதாரணமாக =COUNTIF(A1:A6;"r.d")என்ற ஃபார்முலாவானது A1:A6ஆகிய கலன்களில் red ,ROD ஆகிய எழுத்துகள் உள்ளவைகளை மட்டும் கணக்கிட்டு காண்பிக்கும்

 ஒரு பயனாளர் தாம் விரும்பியவாறான மேம்பட்ட ஃபங்சன்களையும் Basic IDE ,separate add-ins or extensions ஆகியவற்றை பயன்படுத்தி user-defined functions or add-ins  என்றவாறு உருவாக்கமுடியும்

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்-35 ஃபார்முலாவை பயன்படுத்துதல்

  ஒப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க் பணித்தாளின் கலன்களில் உள்ள தரவுகளைகொண்டு அவைளுக்கிடையே தொடர்புபடுத்தி அவற்றின் விளைவை காண உதவுவதுதான் ஃபார்முலாவாகும். இந்த ஃபார்முலாவானது பொதுவாக =  ,+ , - ஆகிய குறிகளுடன் மட்டுமே தொடங்கி உள்ளீடு செய்யப்படும் என்பதை மனதில் கொள்க.

 உதாரணமாக ஒப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் 15,46ஆகிய இரு எண்களை கூட்டி விடைகாண விழைவதாக கொள்வோம் இதனை ஒருபணித்தாளின் ஏதேனுமொரு கலனில் =15+46என்று (படம்-1) நேரடியாக உள்ளீடு செய்தும்  அல்லது அதற்குபதிலாக இந்த மதிப்பை இதே பணித்தாளின் b3 ,b4 ஆகிய இருகலன்களில் தனித்தனியாக உள்ளீடு செய்து  b5 -ல் =b3+b4 என்றவாறு(படம்-1) ஃபார்முலாவை உள்ளீடு செய்தும் இவைகளுக்கான கூடுதல் 61 என காணமுடியும்.

                                            படம்-1

  இந்த ஃபார்முலாவில்   + , - , * , / என்பன போன்ற கணக்கிடுவதற்கான கணித இயக்கிகள்(Arithmatic operators) , >,<  , >=, <= என்பன போன்ற சரியா தவறா என ஒப்பிட ஒப்பீட்டு இயக்கிகள்(Comparative operators)  & போன்ற உரைகளை இணைப்பதற்கு உதவிடும் உரை இயக்கிகள்(Text operators )  ஆகியவை பயன்படுகின்றன.

.  இந்த இயக்கிகள் ஒன்றுக்கொன்று குறுக்கிட்டு உருவாக்கும்போது A2:B4 ! B3:D6 என்றவாறு இடையில் ஒரு ஆச்சரிய குறியுடன் எழுதப்படுகின்றன. கலன் எண்B5 -ல் =B3+B4என்றவாறு ஒரு ஃபார்முலா இருப்பதாக கொள்வோம் இதனை நகலெடுத்து கலன் எண்C5 -ல் ஒட்டும்போது இந்த நெடுவரிசைக்கு ஏற்றவாறு ஃபார்முலாவும் =B3+B4 என்பதற்கு பதிலாக =C3+C4என்றவாறு ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க் ஆனது  தானாகவே மாற்றியமைத்து கொள்கின்றது

 கலன் எண்D1 -ல் வட்டி சதவிகிதம் இருப்பதாக கொள்வோம் E2என்ற கலனில் வட்டி கணக்கீடு =D2*D1.என்று ஃபார்முலாவை அமைத்து E3என்ற கலனிற்கு நகலெடுத்து ஒட்டும்போது ஃபார்முலாவிலும் கலன்களின் எண்கள்=D3*D2 தகவமைத்துகொள்வதால் தவறான விடை கிடைக்கும்

 அதற்கு பதிலாக சதவிகிதத்தை காட்டிடும் கலன்எண்ணிற்கு மட்டும் $D$1என்றவாறு குறியீட்டை அமைத்த பின்னர் ஃபார்முலாவை E3என்ற கலனிற்கு நகலெடுத்து  =D2*$D$1என்றவாறு ஒட்டினால் சரியான விடை கிடைக்கும் இதனை  மாறிலி மேற்பார்வை (Absolute referencing)எனக்குறிப்பிடுவர்  இதில் இவ்வாறான டாலர் குறியீட்டிற்கு பின்னர் இருக்கும் எழுத்து அல்லது எண் நகலெடுத்து  ஒட்டிடும்போது மாறாமல் நிலையாக இருக்கும்.

 ஒருநீண்ட ஃபார்முலாவில் இயக்கிகள், குறியீடுகள் போன்றவைகள் அதிகஅளவில் பயன்படுத்திடும்போது எந்தவொரு ஃபார்முலாவின் கணக்கீடும்  இடது புறத்திலிருந்து தான் வலதுபுறத்திற்கு கணக்கிடு செய்யும் முன்னுரிமை அமையும்.அவ்வாறே முதலில் பெருக்கல் வகுத்தல் குறியீடும் அதன்பின்னர் கூட்டல் கழித்தல் குறியீடும் கணக்கீடு செய்யும் முன்னுரிமை அமையும்.

 தரவுகளை கிடைவரிசையில் அல்லது நெடுவரிசையில் உள்ளீடுசெய்து ஃபார்முலா அமைத்திடும்போது முதலில் அவைகளுக்கு பெயரிட்டு அதன்பின்னர் இந்த பெயர்களை ஃபார்முலாவில் பயன்படுத்திகொள்வது மிகஎளியவழியாகும்.

 இந்த வசதி பணித்தாட்களுக்கும் பயன்படுத்திகொள்ளமுடியும் உதாரணமாக.ஒரு நிறுவனத்தில் ஒன்றுக்குமேற்பட்ட  கிளைகளின் வருமானத்தை கணக்கிடும்போது ஒவ்வொரு கிளைக்கும் ஒவ்வொரு பணித்தாளும் அவைகளின் ஒட்டுமொத்தம் கணக்கிட தனியானதொரு பணித்தாளும் பயன்படுத்தி அறிக்கை தயார்செய்வதாக கொள்வோம்

 பணித்தாள்-1 -ல் தேவையானவாறு ஃபார்முலாவையும் இதர விவரங் களையும்  கட்டமைத்துகொண்டு பணித்தாள் தாவிபகுதியில்(worksheet tab) இடம் சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுறபொத்தானை சொடுக்குக உடன் விரியும் சூழ்நிலைபட்டியில் Rename என்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அதன்பின்னர் Branch1என்றவாறு ஒரு பெயரை தட்டச்சு செய்து உள்ளீட்டு விசையை தட்டுக  இவ்வாறே பணித்தாள்-2 இற்கு Branch2என்றும் பணித்தாள்-3 இற்குBranch3 என்றும் பணித்தாள்-4 இற்கு Combinedஎன்றும் பெயரிட்டுகொள்க பிறகு பணித்தாள்-1 -ல் உள்ள பார்முலாவையும் இதர விவரங் களையும் நகலெடுத்து மற்ற பணித்தாட்களில் ஒட்டிகொள்க

  பணித்தாள்-4 இன் விவரம் கிளை விவரங்களின் ஒட்டுமொத்தம்(Combined) என்பதால் இதனுடைய கலன் எண்K7 -ல்  இடம் சுட்டியை வைத்து   வழக்கமான ஃபார்முலாவை உள்ளீடு செய்வதற்கான = என்ற குறியை தட்டச்சுசெய்து Branch1தாவியை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி அந்த தாளின் கலன்எண் K7 ஐ தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அவ்வாறே Branch2 , Branch3 ஆகியவற்றின்  தாவிகளையும் தெரிவுசெய்து சொடுக்கி அந்தந்த தாளின் கலன்எண் K7 ஐயும் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

 இப்போது இந்த Combined பணித்தாளின்   கலன்எண் K7 ல்கிளைகளின் ஒட்டுமொத்த விவரமாக இருக்கும்  இதன்பின்னர் கலன்எண் K7 இன் ஃபார்முலாவை நகலெடுத்து கொண்டு இதே பணித்தாளின் கலன்களின் எண்களான K7..N17 ஆகியவற்றை தெரிவுசெய்துகொண்டு மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள Edit =>Paste Special=> என்றவாறு(படம்-2) கட்டளைகளை சொடுக்கி செயற்படுத்துக

                                     படம்-2

உடன் தோன்றிடும் Paste Specialஎன்ற(படம்-2) உரையாடல் பெட்டியில் Paste All,Formats ஆகிய தேர்வுசெய்பெட்டிகள் தெரிவுசெய்யப்பட்டிருப்பதை நீக்கம்செய்து okஎன்ற பொத்தானை சொடுக்குக உடன் (படம்-3)-ல் உளி்ளவாறு  எச்சரிக்கை செய்தி பெட்டி யொன்று திரையில் தோன்றிடும்

                                    படம்-3

 அதில் Yes என்ற பொத்தானை சொடுக்குக  உடன் கலன்எண் K7 இன் ஃபார்முலா வானது   K7..N17ஆகிய கலன்களுக்கு நகலெடுத்து ஒட்டப்பட்டுவிடும்இப்போது பணித்தாளின் தோற்றம் படம்-4-ல் உள்ளவாறு இருக்கும்

                                   படம்-4

 பொதுவாக பலரும் நீண்ட சிக்கலான ஃபார்முலாவில் நிலையான மதிப்பை நேரடியாக C1 -ல் =0.75*B1என்றவாறு  பயன்படுத்துவார்கள்.இதற்கு பதிலாக இந்த நிலையான மாறிலி மதிப்பை தனியாக ஒரு கலன் A1-ல் உள்ளீடுசெய்துC1-ல்  =A1*B1 என்றவாறு ஃபார்முலாவை அமைத்து கொள்வது எளிதானதும் நல்லதும் ஆகும்.  ஏனெனில் பின்னாட்களில் இந்த நிலையான மதிப்பை மாற்றிட குறிப்பிட்ட கலனிற்கு மட்டும் சென்று மதிப்பை மாற்றியமைத்திட்டால் இதனை பயன்படுத்தி ஃபார்முலாஅமைத்திட்ட அனைத்து இடங்களிலும் மதிப்பு தானாக மாற்றியமைத்துகொள்ளும்

  ஒரு பணித்தாளில் பல்வேறு ஃபார்முலாவைகொண்டு மேம்படுத்திகொண்டே போகும்போது அவைகளுக்கான விளக்குறிப்பையும் அந்தந்த கலன்களில் பதிந்துவைத்துகொள்வது  பின்னாட்களில் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்-34 பாவணைகளை (styles) அமைத்தல்

    ஓரு ஆவணத்தி்ன் தோற்றத்தை மிகவிரைவாக மாற்றுவதற்கு உதவிடும் ஒரு தொகுதி யான வடிவமைப்பையே பாவணை(Style) என அழைப்பார்கள். இவ்வாறான ஒரு பாவணை(Style)யை செயல்படுத்திடும்போது இதனுள் இருக்கும் குழுவான வடிவ மைப்புகள் அனைத்தும் ஒரே நேரத்தில் செயல்படுத்தபட்டு நாம் விரும்பும் தோற்றம் ஒரு ஆவணத்திற்கு உருவாகின்றது.

  பொதுவாக  விரிதாளில் தாம்வரும்பும் எழுத்துருவின் பெயர் (Font Name) Lathaஎன்றும் எழுத்துருவின் அளவு (Font's size) 16pt என்றும் அதன் தோற்றம் Bold  என்றும் அதன் இடஅமைவு Centered என்றும் தனித்தனியாக அமைப்பார்கள் இதற்கு பதிலாக தலைப்பு என்ற ஒரு பாவணையை(Style) உருவாக்கி கொண்டு இவையணைத்தையும் ஒரே சொடுக்கில் ஒரே நேரத்தில்  செயல்படுத்துவது பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

  ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் 1.கலனின் பாவணைகள் (Cell styles)2.பக்கபாவணைகள் (Page styles) என இருவகை பாவணைகள் உள்ளன.  fonts, alignment, borders, background, number formats ஆகியவை கலனின் பாவணை (Cells styles) களாகும். margins, headers and footers, borders ஆகியவை பக்கபாவணை (Page styles) களாகும். page size,orientation ஆகிய இரண்டும் பக்கபாவணைகளாக இருந்தாலும் அச்சிடும்போது மட்டும்  இவைகளை பயன் படுத்தி கொள்வார்கள்.

                                  படம்-34.1.

Default, Heading, Heading1, Result, Result2. ஆகிய ஐந்தும் ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் தயார் நிலையிலுள்ள.கலனின் பாவணை (Cell styles)களின் வகைகளாகும்.இவைகளின்  தோற்றம் படம்-34.1.-ல் உள்ளவாறு அமைந்திருக்கும்.

                              படம்-34.2

Default ,Report ஆகிய.இரண்டும்  ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் தயார்நிலையிலுள்ள பக்க பாவணை (Page styles)களாகும் இந்த Default -ல் landscape-orientedஎன்ற ஒருபக்க பாவணை (Page styles) மட்டுமே இருக்கும் அவ்வாறே Report -ல்  portrait-orientedஎன்ற ஒருபக்க பாவணை (Page styles) மட்டுமே இருக்கும் ஒரு விரிதாளிலுள்ள ஒவ்வொரு தாளுக்கும் தனித்தனி பக்கபாவணை(Page styles) யை அமைத்திடமுடியும்  நடைமுறையில் ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கிலுள்ள பக்கபாவணை (Page styles)கள் திரையில் பிரதிபலிக்காது. அச்சிடும்போது மட்டுமே இவை பயன்படும்.

 விசைப்பலகையிலுள்ள F11என்ற செயலிவிசையை அழுத்துவது, Format => Styles and Formatting => என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துவது அல்லது கருவிபட்டை யிலுள்ள இதனுடைய குறும்படத்தை(icon) தெரிவுசெய்து சொடுக்குவது ஆகிய ஏதேனு மொருவழியை பின்பற்றியவுடன் படம்-34.2 ல்  உள்ளவாறு Styles and Formatting என்ற உரையாடல் பெட்டி திரையில் தோன்றும் அதில்  இடப்புறம் மேல்பகுதியில் முதலில் இருப்பது கலனின் பாவணைகள்(Cell styles)என்ற பொத்தானும் இரண்டாவதாக இருப்பது பக்க பாவணைகள்(Page styles) என்ற பொத்தானும் ஆகும்.

 1.Styles and Formatting சாளரத்தை பயன்படுத்துதல்,2.Fill Format mode ஐ பயன்படுத்துதல்.  3.Apply Style list ஐ பயன்படுத்துதல். 4.பாவணை(styles)களுக்கு குறுக்கு விசைகளை(shortcut keys) ஒதுக்கீடு செய்து செயல்படுத்துதல் ஆகிய நான்குவழிகளில் ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் பாவணைகளை பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும்.

 கலனின் பாவணைகளை(Cell styles) செயல்படுத்துதல்

 1.Styles and Formatting என்ற சாளரத்தை பயன்படுத்துதல் விசைப்பலகையிலுள்ள F11என்ற செயலி விசையை அழுத்துக அல்லது, Format => Styles and Formatting=> என்ற வாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன் படம்-34.2 ல்  உள்ளவாறு Styles and Formatting என்ற உரையாடல் பெட்டி திரையில் தோன்றும் பின்னர் அதில்இடப்புறம் மேல்பகுதியில் முதலில் உள்ள கலனின் பாவணைகள்(Cell styles) என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.அதன் பின்னர் தேவையான கலன்களை தெரிவுசெய்து கொண்டு திரையில் விரியும் கலனின் பாவணைகளின்(Cell styles)  வகைகளில் ஒன்றை தெரிவுசெய்து இருமுறை சொடுக்குக.

  2.Fill Format mode ஐ பயன்படுத்துதல் முந்தைய வழிமுறையின்படி செயல்பட்டு தேவையான பாவணையின் பெயரைதெரிவுசெய்துகொள்க.பின்னர் இந்த உரையாடல் பெட்டியின் மேலே வலதுபுறம் உள்ள Fill Format mode என்ற குறும்படத்தை(Icon) தெரிவு செய்து சொடு்க்குக உடன் இடம்சுட்டியின் தோற்றம்  Fill Format mode என்ற குறும் படத்தை(Icon) போன்று மாறிவிடும் எந்தெந்த கலன்களுக்கு இந்த பாவணை தேவையோ அவைகளுக்கு இடம்சுட்டியை நகர்த்திசென்று நிறுத்திகொண்டு சுட்டியி்ன் பொத்தானை சொடுக்குக மீண்டும் இந்த உரையாடல் பெட்டியின் மேலே வலதுபுறம் உள்ள Fill Format mode என்ற குறும்படத்தை தெரிவுசெய்து சொடுக்கினால் இடம்சுட்டியின் உருவம் பழையவாறு மாறிவிடும்.

3.Apply Style list ஐ பயன்படுத்துதல். முதலில் வடிவமைப்பு செய்ய விரும்பும் கலன்களை தெரிவுசெய்து கொண்டு கருவிபட்டையின் வலதுபுற ஓரத்திலுள்ள கீழிறங்கு பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. உடன்விரியும் கீழிறங்கு பட்டியலில் Visible Buttons என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர் விரியும் துனை பட்டியலிலிருந்து Apply Style என்பதை  தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் கருவிபட்டையில் எழுத்துருவின் பட்டியலுக்கும் வடிவமைப்பு குறும்படத்திற்குமிடையே படம்-34-3.ல் உள்ளவாறு Apply Style list விரிந்து அமையும்.

                                 படம்-34-3

 பக்க பாவணை(Page styles)களை செயல்படுத்துதல் ஓப்பன்ஆஃபிஸ் கால்க்கின் விரிதாள் ஒன்றை தெரிவுசெய்து கொள்க. பின்னர்விசைப்பலகையிலுள்ள F11என்ற செயலி விசையை அழுத்துக அல்லது, Format => Styles and Formatting=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன் படம்-34.2 ல்  உள்ளவாறு Styles and Formatting என்ற உரையாடல் பெட்டி திரையில் தோன்றும் அதன் பின்னர் அதில்இடப்புறம் மேல் பகுதியில் இரண்டாவதாக உள்ள   பக்க பாவணை(Page styles)கள்  என்ற குறும்பட பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.பின்னர் விரியும்  பக்க பாவணை(Page styles)களின் பட்டியிலிலிருந்து தேவையான வகையை தெரிவு செய்து சுட்டியின்(mouse) பொத்தானை இருமுறை சொடுக்குக.

 இதன்பின்னர் விரிதாளின் நிலைபட்டையை பார்வையிட்டால் அதில் இந்த விரிதாளினுடைய பக்க பாவணை(Page styles) என்ன என படம்-34-4-ல் உள்ளவாறு இருப்பதை அறிந்துகொள்ளலாம்.

                                  படம்-34-4

 Styles and Formatting என்ற உரையாடல் பெட்டியின் பட்டியிலாகவுள்ள பாவணைகளின் பெயரை தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுறபொத்தானை சொடுக்குக உடன்விரியும் பட்டியலில் Modifyஎன்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர் விரியும் உரையாடல் பெட்டியில் தேவையான மாறுதல்களை செய்துகொண்டு ok என்ற பொத்தானை சொடுக்குக.

  அவ்வாறே இதே Styles and Formatting என்ற உரையாடல் பெட்டியின் மேல்பகுதியில் வலப்புறம் உள்ள new என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர் விரியும்page style என்ற உரையாடல் பெட்டியின் படம்-34-3 – ல் உள்ளவாறுorganizer என்ற  தாவியின் திரையில்  Name என்பதற்கு சரியான பெயரையும் Linked with என்பதற்கு தொடுப்பையும் category என்பதற்கு இதன் வகையையும் இவ்வாறே மற்றதாவிகளின் திரையிலும் தேவையானவாறு புதிய பாவணையை உருவாக்கி அமைத்து கொண்டு ok என்ற பொத்தானை சொடுக்குக.

                                   படம்-34-5

ஓப்பன் ஆஃபிஸ்-கால்க்-33.தரவுகளை உள்ளீடு செய்தலும் வடிவமைத்தலும் தொடர்ச்சி

 கலன்களையும்(Cells) பணித்தாட்களையும்(worksheets) தனித்தனியாக ஒவ்வொன்றையும் வடிவமைப்பு செய்வதற்கு பதிலாக ஏற்கனவே ஓப்பன் ஆஃபிஸ்-கால்க்கில் வடிவமைப்பு செய்து தயாரநிலையில் உள்ள Auto Format என்பதை பயன்படுத்திகொள்ளலாம் அதற்காக முதலில் மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள  Edit => Select All=>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி செயற்படுத்துவதன் மூலம் தேவையான நெடுவரிசை கிடைவரிசை கலன்களை தலைப்பு கலன்களுடன் சேர்த்து தெரிவு செய்து கொண்டு  Format => Auto Format =>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி செயற்படுத்துக .

  உடன் திரையில் தோன்றிடும் Auto Format  என்ற உரையாடல் பெட்டியில் format என்பதன் கீழுள்ள number format, font, alignment,borders, pattern,auto fit width and height  போன்றவைகளின் பண்பியல்புகள் எவையெவை Auto Format இற்குள் இருந்திட வேண்டுமோ அவைகளின் தேர்வு செய்பெட்டியை தெரிவுசெய்து கொண்டு Okஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

  இவை திரையில் தோன்றவில்லையெனில் இதே உரையாடல் பெட்டி யிலுள்ள More என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி இவைகளை திரையில் தோன்றிடுமாறு செய்து கொள்க.இவைகளை கொண்டு நம் விருப்பத்திற்கு ஏற்ற வடிவமைப்பில்  உருவாக்குவதற்கு போதுமானதாக இல்லையெனில் நாம் விரும்பிய வாறும் உருவாக்கி கொள்ளமுடியும்

 அதற்காக முதலில் மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள Edit => Select All=>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி செயற்படுத்துவதன்மூலம்தேவையான நெடுவரிசை கிடைவரிசை கலன்களை தலைப்பு கலன்களுடன் சேர்த்து தெரிவு செய்து கொண்டு  Format => Auto Format =>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக.

  உடன் திரையில் தோன்றிடும் Auto Format என்ற உரையாடல் பெட்டியில்  format என்பதன் கீழுள்ள number format, font, alignment,borders, pattern,auto fit width and height  போன்றவைகளின் பண்பியல்புகள் எவையெவை Auto Format இற்குள் இருந்திட வேண்டுமோ அவைகளின் தேர்வு செய்பெட்டியை தெரிவுசெய்து கொண்டு add என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. உடன் add auto formatஎன்ற சிறுஉரையாடல் பெட்டிதிரையில்  (படம்-33-1)தோன்றிடும்  அதில் name என்பதில் இதற்கு சரியான ஒருபெயரை தட்டச்சு செய்து ok என்றபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

  படம்-33-1

 தரவுகளை கொண்டு பணித்தாளின் கலன்களில் அட்டவனை போன்று  உருவாக்கிய பின்னர் அதனை பார்வையிடும்போது பார்வையாளர்கள் இதனை பார்த்தவுடன் நாம்கூறவிழையும் செய்தியை உடனே தெரிந்துகொள்வதற்கு வசதியாக கலன்களில் குறிப்பிட்ட மதிப்பு வரை சிவப்புவண்ணத்திலும் அதற்குமேல் எனில் பச்சை  வண்ணத்திலும் தரவுகள் திரையில் தோன்றுமாறு நிபந்தணையுடன் வடிவமைப்பு செய்யமுடியும்

  இதனை நிபந்தனையுடன்கூடிய வடிவமைப்பு(Conditional Formatting) என அழைப்பார்கள் இதனை செயற்படுத்திட பணித்தாளில் தேவையான கலன்களை தெரிவுசெய்துகொண்டு  மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள Format => Conditional Formatting=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக. உடன் திரையில் தோன்றிடும் Conditional Formatting என்ற உரையாடல் பெட்டியில்(படம்-33-2) தேவையானவாறுcell value is  அல்லது  formula is என்பதற்கேற்ப மதிப்பிற்கும் cell style என்பதன் துனையுடன் தோற்றத்திற்கும் வேண்டு மானால்new styleஐ பயன்படுத்தியும   நிபந்தனைகளைஅமைத்துகொண்டுok என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படம்-33-2

 ஒருசிலநேரங்களில் ஒரு அட்டவணையிலுள்ள குறிப்பிட்ட நெடுவரிசை அல்லது கிடைவரிசை கலன்களின் தரவுகளை காட்சியாக திரையில் பிரதிபலிக்கத் தேவை யில்லை என மறைத்து காண்பிக்குமாறு செய்யமுடியும் இவ்வாறு காட்சியை மறைப்பதால் நகலெடுததலுக்கோ கணக்கீடுசெய்வதற்கோ பாதிப்புஏற்படாதுஎன்பதை மனதில் கொள்க.தேவையெனில் இவைகளைமீண்டும் திரையில் தோன்ற செய்ய முடியும்.

 அவ்வாறு மறைக்க விரும்பும் நெடுவரிசை அல்லது கிடைவரிசை கலன்களை தெரிவு செய்துகொண்டு மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள Format => Row => Hide =>அல்லது Format => column => Hide=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக..

  கலன்களை மறைத்திடFormat => Cells =>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக அல்லது சுட்டியின் வலது புற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்குக உடன் திரையில் விரியும் சூழ்நிலை பட்டி (context menu) யில் Format Cells என்ற கட்டளையை தெரிவு செய்து சொடுக்குக.

 உடன் திரையில் தோன்றிடும் Format Cells என்ற உரையாடல் பெட்டியில்(படம்-33-3) Cell Protection என்ற தாவியின் திரையை தோன்ற செய்க அதில் தேவையான தேர்வுசெய் பெட்டியை தெரிவுசெய்து கொண்டு ok என்றபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படம்-33-3

 ஒருபணித்தாளின் குறிப்பிட்ட நான்கைந்து கலன்களிலுள்ள தரவுகள் கடைசி கலனில் மொத்தம் கணக்கிடுமாறு வடிவமைத்திருப்போம் அந்நிலையில்data==> group and outline==>auto outline=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக

  பின்னர்data==> group and outline==>group=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக அதன்பின்னர் நெடுவரிசை கலன்களா கிடைவரிசை கலன்களா என தெரிவு செய்து கொண்டு data==> group and outline==> hide details=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன் குறிப்பிட்ட நெடுவரிசை கலன்களின் கிடைவரிசை கலன்களின் தரவுகள் மறைக்கப் பட்டுவிடும்

  இவ்வாறான குழுவில் குறிப்பிட்ட கலனைமட்டும் தோன்றசெய்வதற்கு  data==> group and outline==> ungroup =>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக இந்த குழு முழுவதும் தோன்றசெய்வதற்குdata==> group and outline==>remove=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக

 கலன்களிலுள்ள தரவுகளை நிபந்தனைகளை செயற்படுத்தி Data => Filter=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துவதனமூலம் இதிலுள்ள Automatic filters, Standard filters, Advanced filtersஆகிய மூன்றுவகை துனை பட்டியின் வாயிலாக தரவுகளை வடிகட்டி திரையில் பிரதிபலிக்க செய்யமுடியும்.

 இதைவிடதிறன்வாய்ந்த வரிசைபடுத்துதல் அல்லது அடுக்குதல்(Sort) என்றவசதிமூலம் கலன்களில் உள்ள தரவுகளை அதிகபட்சம் மூன்றுவகை நிபந்தனைகளின்மூலம் Data => Sort=> ஏறுவரிசையில்(Sort Ascending) அல்லது இறங்குவரிசையில் (Sort Descending) தேவையான கருவிபெட்டியலுள்ள பொத்தான்களை அழுத்துவதன்வாயிலாக அடுக்கி பார்வையிடமுடியும்.

 படம்-33-4

 பணித்தாளில் உள்ள தரவுகளில் ஏதேனுமொன்றை தேடிபிடிக்கவும் தவறானதை தேடிபிடி்தது சரியானதரவாக மாற்றியமைக்கவும் முடியும். இதற்காக Edit => Find & Replace=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்து

  உடன் திரையில் தோன்றிடும் Find & Replaceஎன்ற உரையாடல் பெட்டியில் moreஎன்ற பொத்தானை சொடுக்கி கூடுதலான கட்டளைகளை திரையில் தோன்றசெய்துகொள்க. search for என்பதன்கீழுள்ள பெட்டியில் தேடிபிடிக்கவேண்டிய தரவுகள் அல்லது தவறான தரவை உள்ளீடு செய்து find  என்ற பொத்தானை சொடுக்குகஅனைத்து இடத்திலும் தேடவேண்டுமெனில்find all  என்ற பொத்தானை சொடுக்குக

  உடன் ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க ஆனது பனித்தாளில் நாம் தேடும் தரவை தேடிபிடித்து திரையில் காண்பிக்கும் தவறானதை மாற்றியமைத்திட  Replace withஎன்பதன்கீழ் சரியான தரவை உள்ளீடு செய்து Replace என்ற பொத்தானை சொடு்ககுக. தவறான அனைத்தையும் மாற்றியமைத்திட Replace all என்றபொத்தானை சொடு்ககுக இந்த பணிமுடிவடைந்தவுடன்  close என்றபொத்தானை சொடு்ககிFind & Replaceஎன்ற உரையாடல் பெட்டியை மூடிவிடுக

படம்-33-5