ஓப்பன் ஆஃபிஸ் ஓர் அறிமுகம்: ஓப்பன் ஆஃபிஸ்-கால்க்-33.தரவுகளை உள்ளீடு செய்தலும் வடிவமைத்தலும் தொடர்ச்சி

கலன்களையும்(Cells) பணித்தாட்களையும்(worksheets) தனித்தனியாக ஒவ்வொன்றையும் வடிவமைப்பு செய்வதற்கு பதிலாக ஏற்கனவே ஓப்பன் ஆஃபிஸ்-கால்க்கில் வடிவமைப்பு செய்து தயாரநிலையில் உள்ள Auto Format என்பதை பயன்படுத்திகொள்ளலாம் அதற்காக முதலில் மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள Edit => Select All=>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி செயற்படுத்துவதன் மூலம் தேவையான நெடுவரிசை கிடைவரிசை கலன்களை தலைப்பு கலன்களுடன் சேர்த்து தெரிவு செய்து கொண்டு Format => Auto Format =>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி செயற்படுத்துக .

இவை திரையில் தோன்றவில்லையெனில் இதே உரையாடல் பெட்டி யிலுள்ள More என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி இவைகளை திரையில் தோன்றிடுமாறு செய்து கொள்க.இவைகளை கொண்டு நம் விருப்பத்திற்கு ஏற்ற வடிவமைப்பில் உருவாக்குவதற்கு போதுமானதாக இல்லையெனில் நாம் விரும்பிய வாறும் உருவாக்கி கொள்ளமுடியும்

அதற்காக முதலில் மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள Edit => Select All=>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி செயற்படுத்துவதன்மூலம்தேவையான நெடுவரிசை கிடைவரிசை கலன்களை தலைப்பு கலன்களுடன் சேர்த்து தெரிவு செய்து கொண்டு Format => Auto Format =>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக.

உடன் திரையில் தோன்றிடும் Auto Format என்ற உரையாடல் பெட்டியில் format என்பதன் கீழுள்ள number format, font, alignment,borders, pattern,auto fit width and height போன்றவைகளின் பண்பியல்புகள் எவையெவை Auto Format இற்குள் இருந்திட வேண்டுமோ அவைகளின் தேர்வு செய்பெட்டியை தெரிவுசெய்து கொண்டு add என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. உடன் add auto formatஎன்ற சிறுஉரையாடல் பெட்டிதிரையில் (படம்-33-1)தோன்றிடும் அதில் name என்பதில் இதற்கு சரியான ஒருபெயரை தட்டச்சு செய்து ok என்றபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படம்-33-1

தரவுகளை கொண்டு பணித்தாளின் கலன்களில் அட்டவனை போன்று உருவாக்கிய பின்னர் அதனை பார்வையிடும்போது பார்வையாளர்கள் இதனை பார்த்தவுடன் நாம்கூறவிழையும் செய்தியை உடனே தெரிந்துகொள்வதற்கு வசதியாக கலன்களில் குறிப்பிட்ட மதிப்பு வரை சிவப்புவண்ணத்திலும் அதற்குமேல் எனில் பச்சை வண்ணத்திலும் தரவுகள் திரையில் தோன்றுமாறு நிபந்தணையுடன் வடிவமைப்பு செய்யமுடியும்

இதனை நிபந்தனையுடன்கூடிய வடிவமைப்பு(Conditional Formatting) என அழைப்பார்கள் இதனை செயற்படுத்திட பணித்தாளில் தேவையான கலன்களை தெரிவுசெய்துகொண்டு மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள Format => Conditional Formatting=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக. உடன் திரையில் தோன்றிடும் Conditional Formatting என்ற உரையாடல் பெட்டியில்(படம்-33-2) தேவையானவாறுcell value is அல்லது formula is என்பதற்கேற்ப மதிப்பிற்கும் cell style என்பதன் துனையுடன் தோற்றத்திற்கும் வேண்டு மானால்new styleஐ பயன்படுத்தியும நிபந்தனைகளைஅமைத்துகொண்டுok என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படம்-33-2

ஒருசிலநேரங்களில் ஒரு அட்டவணையிலுள்ள குறிப்பிட்ட நெடுவரிசை அல்லது கிடைவரிசை கலன்களின் தரவுகளை காட்சியாக திரையில் பிரதிபலிக்கத் தேவை யில்லை என மறைத்து காண்பிக்குமாறு செய்யமுடியும் இவ்வாறு காட்சியை மறைப்பதால் நகலெடுததலுக்கோ கணக்கீடுசெய்வதற்கோ பாதிப்புஏற்படாதுஎன்பதை மனதில் கொள்க.தேவையெனில் இவைகளைமீண்டும் திரையில் தோன்ற செய்ய முடியும்.

அவ்வாறு மறைக்க விரும்பும் நெடுவரிசை அல்லது கிடைவரிசை கலன்களை தெரிவு செய்துகொண்டு மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள Format => Row => Hide =>அல்லது Format => column => Hide=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக..

கலன்களை மறைத்திடFormat => Cells =>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக அல்லது சுட்டியின் வலது புற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்குக உடன் திரையில் விரியும் சூழ்நிலை பட்டி (context menu) யில் Format Cells என்ற கட்டளையை தெரிவு செய்து சொடுக்குக.

உடன் திரையில் தோன்றிடும் Format Cells என்ற உரையாடல் பெட்டியில்(படம்-33-3) Cell Protection என்ற தாவியின் திரையை தோன்ற செய்க அதில் தேவையான தேர்வுசெய் பெட்டியை தெரிவுசெய்து கொண்டு ok என்றபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படம்-33-3

ஒருபணித்தாளின் குறிப்பிட்ட நான்கைந்து கலன்களிலுள்ள தரவுகள் கடைசி கலனில் மொத்தம் கணக்கிடுமாறு வடிவமைத்திருப்போம் அந்நிலையில்data==> group and outline==>auto outline=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக

பின்னர்data==> group and outline==>group=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக அதன்பின்னர் நெடுவரிசை கலன்களா கிடைவரிசை கலன்களா என தெரிவு செய்து கொண்டு data==> group and outline==> hide details=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன் குறிப்பிட்ட நெடுவரிசை கலன்களின் கிடைவரிசை கலன்களின் தரவுகள் மறைக்கப் பட்டுவிடும்

இவ்வாறான குழுவில் குறிப்பிட்ட கலனைமட்டும் தோன்றசெய்வதற்கு data==> group and outline==> ungroup =>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக இந்த குழு முழுவதும் தோன்றசெய்வதற்குdata==> group and outline==>remove=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக

கலன்களிலுள்ள தரவுகளை நிபந்தனைகளை செயற்படுத்தி Data => Filter=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துவதனமூலம் இதிலுள்ள Automatic filters, Standard filters, Advanced filtersஆகிய மூன்றுவகை துனை பட்டியின் வாயிலாக தரவுகளை வடிகட்டி திரையில் பிரதிபலிக்க செய்யமுடியும்.

இதைவிடதிறன்வாய்ந்த வரிசைபடுத்துதல் அல்லது அடுக்குதல்(Sort) என்றவசதிமூலம் கலன்களில் உள்ள தரவுகளை அதிகபட்சம் மூன்றுவகை நிபந்தனைகளின்மூலம் Data => Sort=> ஏறுவரிசையில்(Sort Ascending) அல்லது இறங்குவரிசையில் (Sort Descending) தேவையான கருவிபெட்டியலுள்ள பொத்தான்களை அழுத்துவதன்வாயிலாக அடுக்கி பார்வையிடமுடியும்.

படம்-33-4

பணித்தாளில் உள்ள தரவுகளில் ஏதேனுமொன்றை தேடிபிடிக்கவும் தவறானதை தேடிபிடி்தது சரியானதரவாக மாற்றியமைக்கவும் முடியும். இதற்காக Edit => Find & Replace=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்து

உடன் திரையில் தோன்றிடும் Find & Replaceஎன்ற உரையாடல் பெட்டியில் moreஎன்ற பொத்தானை சொடுக்கி கூடுதலான கட்டளைகளை திரையில் தோன்றசெய்துகொள்க. search for என்பதன்கீழுள்ள பெட்டியில் தேடிபிடிக்கவேண்டிய தரவுகள் அல்லது தவறான தரவை உள்ளீடு செய்து find என்ற பொத்தானை சொடுக்குகஅனைத்து இடத்திலும் தேடவேண்டுமெனில்find all என்ற பொத்தானை சொடுக்குக

உடன் ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க ஆனது பனித்தாளில் நாம் தேடும் தரவை தேடிபிடித்து திரையில் காண்பிக்கும் தவறானதை மாற்றியமைத்திட Replace withஎன்பதன்கீழ் சரியான தரவை உள்ளீடு செய்து Replace என்ற பொத்தானை சொடு்ககுக. தவறான அனைத்தையும் மாற்றியமைத்திட Replace all என்றபொத்தானை சொடு்ககுக இந்த பணிமுடிவடைந்தவுடன் close என்றபொத்தானை சொடு்ககிFind & Replaceஎன்ற உரையாடல் பெட்டியை மூடிவிடுக