ஓப்பன் ஆஃபிஸ்-கால்க்-47-ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கை ஒரு சாதாரண தரவுதளமாகவும் பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும்

      கிடைவரிசையும் நெடுவரிசையும் கொண்டு கட்டமைக்கபட்ட கால்க்கின் ஒரு அட்டவணையானது தரவுதளத்தின் அட்டவணைக்கும் கால்க் அட்டவணையின் கிடைவரிசையானது தரவுதளத்தின் ஒருஆவணத்திற்கும், கால்க்கினுடையஒவ்வொரு செல்லும் தரவுதளத்தின் புலத்திற்கும் சமமானதாக இருக்கின்றன. மேலும் ஏராளமான செயலிகளை(Function) இந்த ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கானது தன்னகத்தே கொண்டு பயனாளிகளின் தேவைகளனைத்தை யும் பூர்த்திசெய்ய கூடிய மிகச்சிறந்த தரவுதளமாக இது விளங்குகின்றது.

படம்-1-

   படம்-1-ல் ஒருவகுப்பில் உள்ள மாணவர்கள் பெற்ற மதிப்பெண்கள் ,சராசரி மதிப்பெண், அவர்களின் தரம் ஆகியவை ஒப்பன்ஆபிஸ் கால்க்கின் விரிதாளில் ஒரு அட்டவணையாக கொடுக்கப்பட்டுள்ளன. இதனடிப்படையில் இதன் தோற்றமும் செயலியும் சேர்ந்து இது ஒரு தரவுதளமாகவும் பயன்படுவதாக அறிந்து கொள்ளலாம்.

பொதுவாக ஒரு தரவுதளத்திற்குள் ஏராளமான செயலிகள்(Function) பயன்படுத்தபட்டு மற்ற ஆவனங்களுடன் வேறுபடுகின்றது அதைபோன்றே கால்க்கின் செயலிகள் இதன் விரிதாளை பயனாளர் ஒருவர் தரவுதளமாக பயன்படுத்தி கொள்ள அனுமதிக்கின்றது பொதுவாக AVEREAGE ,AVERAGEA, COUNT,COUNTIF என்பன போன்ற கால்க்கின் செயலிகள் (Function) தரவுதளத்திலும் பயன்படுத்தபடுகின்றன

.மேலும் Edit => Find & Replace=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துவதன் மூலம் தவறான தரவுகளை தேவையான இடத்திற்கு இடம்சுட்டியை கொண்டு சென்று மாற்றி யமைக்க முடியம் அவ்வாறே Data => Filter=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்தி இடம் சுட்டியை கொண்டுசெல்லாமலேயே தேவையான தரவுகளை திரையில் பிரதிபலிக்க செய்யமுடியும்

    அதுமட்டுமல்லாது VLOOKUP, HLOOKUP,MATCH, OFFSET,INDEXஎன்பனபோன்ற செயலிகளை (Function) பயன்படுத்தி தரவுதளத்தை போன்றே கால்க்கில் தரவுகளை கையாளமுடியும்

படம்-1-ல் உள்ள அட்டவணையின் பெயர்கள், அவர்களின் சராசரி மதிப்பெண் ,தரம் ஆகிய மூன்றை மட்டும் தனியானதொரு அட்டவணையாக தெரிவிக்க வேண்டும் என்ற தேவையெழும்போது தரவுதளத்தில் அதற்காக ஒரு வினா(query)எழுப்பினால் அதற்கேற்ற அட்டவணை யொன்று திரையில் பிரதிபலிக்கும் .கால்க்கில் கூட அவ்வாறான தேவையின்போது முந்தை பத்தி.யில் கொடுத்துள்ள செயலிகளை (Function) கொண்டு அவ்வாறான புதிய அட்டவணையை உருவாக்கிபயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும்

ஒரு கால்க்கின் தாள்1ல் இந்த அட்டவணை இருப்பதாக கொள்வோம் தாள்2-ல் இந்த VLOOKUP என்ற செயலியை(Function) பயன்படுத்தி தேவையான அட்டவணையொன்றை உருவாக்கமுடியும் இதன் அமைப்பு பின்வருமாறு இருக்கும்

VLOOKUP(search_value; search_range; return_column_index; sort_order)

=VLOOKUP(A2;Sheet1.A4:H8;8)

     இதில் பிறை அடைப்புக்குள்ளிருக்கும் முதல் மதிப்பு நாம் தேடவேண்டிய தரவை குறிப்பிடுகின்றது அதாவது search_value; என்பதற்கு A2வின் மதிப்பையே எடுத்து கொள்ளும்படி கொடுத்துள்ளோம்

    இரண்டாவதாக இருப்பது எந்த இடத்திலுள்ள அட்டவணை என்றதகவலுடன் அதன் வீச்செல்லையும் சேர்த்து குறிப்பிடவேண்டும் search_range; என்பதற்கு இங்கு நாம் Sheet1.A4: என்றவாறு முதல் அட்டவணையின் இருப்பிடத்தை குறிப்பிட்டுள்ளோம்

மூன்றாவதாக அந்த அட்டவணையின் எந்த நெடுவரிசை மதிப்பு நம்முடைய அட்டவணைக்கு தேவையென்று குறிப்பிடவேண்டும் return_column_index; என்பதற்கு சராசரி மதிப்பென் மட்டும் தேவையென்பதால் 7 என குறிப்பிடவேண்டும் மாணவனின் தரம் தெரியவேண்டும் வேண்டுமென்பதால் நெடுவரிசையின் எண்ணிக்கை 8 என கொடுத்துள்ளோம்.

நான்காவது விருப்ப வாய்ப்பாகும் sort_order இதற்கு நாம் மதிப்பெதுவும் வழங்கவில்லை இந்த ஃபார்முலாவின்படி சரியாக இருந்தால் தாள்-1-லிருந்து பொருத்தமான தரவையும் இல்லையெனில் #N/A என்றும் படம்-2-ல் உள்ளவாறு அட்டவணையொன்று திரையில்பிரதிபலிக்கும்.

  படம்-2-

    OFFSET, என்ற மற்றொரு செயலியை(Function) உதாரணத்துடன் பார்ப்போம் .இவ்வகுப்பிலுள்ள மாணவர்களின் ஒட்டுமொத்த சராசரி மதிப்பெண் காண Average என்ற செயலி (Function) பயன்படும்

ஆனால் ஒருசில மாணவர்களின் மதிப்பெண்களையே இந்த அட்டவணையில் ஏதேனுமொரு சமயத்தில் பதிவுசெய்யாமல் விடுபட்டுவிட்டது என்றுதெரியவந்து அவர்களின் மதிப்பெண்களையும் சேர்த்து அட்டவணைய புதுப்பித்தல் செய்து விரிவாக்கம் செய்திடும் போது இந்த Average என்ற செயலி(Function) சரியான விடையை காண்பிக்காது அவ்வாறான நிலையில் இதனுடன் OFFSET, என்ற மற்றொரு செயலி (Function) உதவிக்குவருகின்றது இதன் அமைப்பு பின்வருமாறு இருக்கும்.

OFFSET(reference; rows; columns; height; width)

=AVERAGE(OFFSET(B2:F6;-1;4;5))

   இதில் பிறை அடைப்புக்குள்ளிருக்கும் முதல் மதிப்பு நாம் மேற்கோள்காட்டவேண்டிய அல்லது பார்வையிட வேண்டிய இடத்தை குறிப்பிடுகின்றது அதாவது reference; என்பதற்கு மதிப்பு ஒன்றையும் கொடுக்கவில்லை.

    இரண்டாவதாக rows; என்பதற்கு B2: என்றும் மூன்றாவதாக columns; என்பதற்கு F6; என்றும் அட்டவணையில் தரவு இருக்கும் பகுதியை சரியாக குறிப்பிட நான்காவதாக -1; என்றும் height; என்பதற்கு கிடைவரிசை 4;என்றும் width என்பதற்கு நெடுவரிடை 5 என்றும் மதிப்பினை இந்த ஃபார்முலாவில் கொடுத்துள்ளோம் உடன் இவ்வகுப்பு மாணவர்களின் ஒட்டு மொத்தசராசரி மதிப்பெண் 82.475என்று படம்-3-ல்-உள்ளவாறு பிரதிபலிக்கின்றது

  படம்-3

   DAVERAGE,DSUM,DCOUNT என்பனபோன்ற தரவுதளத்திற்கு மட்டுமே பயன் படக்கூடிய ஒருசில சிறப்பு செயலிகளையும் கால்க்கில் செயல்படுத்தி அதன்விளைவை தரவு தளம் போன்றே கால்க்கிலும் காணமுடியும் ,

   மேலும் கால்க்கில் அடிக்கடி பயன்படுத்தாத OFFSET,INDEXஎன்பனபோன்ற செயலிகளை பயன்படுத்தி கால்க்கையும் பெரும்பாலனவர்களின் தேவைகளை போதுமான அளவிற்கு நிறைவுசெய்யும்பொருட்டு இதனை ஒரு தரவுதளமாக பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும் என்று அறிந்துகொள்க