ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸ் -தொடர்-பகுதி-86 அறிக்கை தயாரித்தல்

நாம் இதுவரையில் இந்த ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் அட்டவணை, வினா ,படிவம் ஆகியவற்றை எவ்வாறு உருவாக்குவது மாறுதல் செய்வது என்ற விவரங்களை கண்டு வந்தோம் இந்த தொடரில் ஒரு அறிக்கையை எவ்வாறு உருவாக்கவது என காண்போம்  ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் தரவுகளை தேக்கி வைக்க பயன்படுவது அட்டவணையாகும் இவ்வாறான அட்டவணைகளில் தரவுகளை உள்ளீடு செய்ய உதவுவதே படிவமாகும் அட்டவணையின் மூலம் தேக்கி வைத்துள்ள தரவுகளிலிருந்து நாம் விரும்பியவாறான தகவல்களை திரையில் அறிந்துகொள்ள உதவுவதே வினாவாகும்  இவ்வாறான அட்டவணை யிலிருந்தும், வினாவிலிருந்தும் நாம் விரும்பியவாறான தகவல்களை பெறுவதற்கு உதவுவதே அறிக்கையாகும் இந்த அறிக்கையை திரையில் அல்லது அச்சிட்டு பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும்  இந்த அறிக்கையானது ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில்  1.நிலையான அறிக்கை 2.இயக்கநேர அறிக்கை  என இருவகையாக உருவாக்கிட முடியும். நாம் இந்த ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் அறிக்கை ஒன்றை  உருவாக்கிடும்போது அட்டவணையில் என்ன தரவுகள் இருந்ததோ அதனை அப்படியே அறிக்கைக்குள் கொண்டு வந்து உருவாக்குவது நிலையான அறிக்கையாகும்.மாறக்கூடிய செலவினங்கள்  அறிக்கைக்குள் கொண்டு உருவாக்கும்போது நாம் அறிக்கையை பார்வையிடும் நேரத்தில் அட்டவணையில் என்ன தரவுகள் இருக்கின்றதோ அதனை காண்பிக்குமாறு செய்யபடுவது இயக்கநேர அறிக்கையாகும்

  ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் இடதுபுற பலகத்தில் Database என்பதன் கீழுள்ள Reportஎன்ற உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் வலதுபுறம் மேல்புறமுள்ள task என்ற பலகத்தி ல்விரியும் use wizard to create reportஎன்ற உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

 

படம்-1

உடன் படம்-1 இல் உள்ளவாறு report wizard என்ற வழிகாட்டி உரையாடல் பெட்டி திரையில் தோன்றிடும் அதில் இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில்முதல் படிமுறையாக 1 field selection என்ற படிமுறை இயல்நிலையில் தெரிவு செய்யபட்டிருக்கும் வலதுபுறம் which fields do you want to have in your report?என்ற வினாவின் கீழ்  tables or queriesஎன்பதன் கீழிறங்கு பட்டியலை விரியச்செய்து அதிலிருந்து queries:query_Expenses என்றவாறு தெரிவுசெய்து கொள்க உடன் Available fieldsஎன்ற பகுதியில் நாம் தெரிவுசெய்த அட்டவணை அல்லது வினாவிலுள்ள புலங்களின் பெயர் பட்டியலாக விரியும் அவற்றுள் குறிப்பிட்ட புலம் மட்டு மெனில் ஒவ்வொன்றாக தெரிவுசெய்து கொண்டு அருகிலுள்ள  >என்ற ஒற்றை குறியையும் அனைத்தையும் எனில் >>என்ற இரட்டை குறியையும் தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் வலதுபுறமுள்ள  fields in report என்ற பகுதிக்கு இந்த புலங்கள் போய்ச்சேரும் இந்த பகுதியில் நாம் தெரிவுசெய்து கொண்டு வந்த புலங்களின் வரிசையை நாம்விரும்பியவாறு மாற்றியமைத்திடுவதற்காக அவ்வாறு வரிசையை மாற்றியமைக்க விரும்பும் புலத்தினை தெரிவுசெய்து மேல்நோக்கு அல்லது கீழ்நோக்கு அம்புக்குறியை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி தேவையான வாறு சரிசெய்து கொண்டு next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

 உடன் அடுத்த படிமுறையாக   இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில் இரண்டாவது  படிமுறையாக labelling the fields என்ற திரை தோன்றிடும் மேலும் இதில் how do you want labels in the fields? என்ற கோள்வியுடன் Fields ,labels ஆகிய இரு பகுதிகள் தோன்றிடும்  புலங்களின் பெயர்களை அறிக்கையில் மாற்றுவதாயின் இந்த படிமுறையில் மாற்றியமைத்துகொண்டு   next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

   உடன் அடுத்த படிமுறையாக   இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில் grouping என்ற  படிமுறை தெரிவுசெய்யபட்டிருக்கும். வலதுபுறம் do you want add grouping levels? என்ற கோள்வியுடன் Fields grouping   ஆகிய இரு பகுதிகள் தோன்றிடும்    புலங்களின் குழுவை இந்த படிமுறையில் மாற்றியமைத்துகொண்டு   next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

 உடன் அடுத்த படிமுறையாக   இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில் sort options  என்ற  படிமுறை தெரிவுசெய்யபட்டு தோன்றிடும் வலதுபுறம் which field do you want to sort by data? என்ற கோள்வியுடன் sort by then by   ஆகிய  பகுதிகள் தோன்றிடும்    அறிக்கையில் புலங்களின் தரவுகளை காண்பிப்பது ஏறுவரிசையாகவா(Ascending order ) அல்லது இறங்கு வரிசையாகவா(Descending order) என இந்த படிமுறையில் அமைத்துகொண்டு   next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

உடன் அடுத்த படிமுறையாக   இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில் choose layout  என்ற  படிமுறை தெரிவுசெய்யபடிருக்கும் வலதுபுறம் how  do you want your report to look? என்ற கோள்வியுடன் layout of data ,layout headers and footers   ஆகிய  பகுதிகள்    அறிக்கையின் தோற்றம் எவ்வாறு இருக்கவேண்டுமெனவும் orintation என்பதில் அறிக்கையானது படுக்கைவசமாகவா(landscpe)  நெடுக்கை வசமாகவா(portiat) என்றும்  இந்த படிமுறையில் தெரிவு செய்து  அமைத்து கொண்டு   next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

  உடன் இறுதி படிமுறையாக   இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில் create report  என்ற  வாய்ப்பு தெரிவுசெய்பட்டு தோன்றிடும் இதன் வலதுபுறம் decide how you want to proceed? என்ற கேள்வியின் கீழ் இந்த அறிக்கைக்கான தலைப்பாக  titlle of report என்பதில் Expensesஎன்றவாறு உள்ளீடு செய்து கொள்க .what kind of report do you want create ? என்ற வினாவின் கீழ் எந்த வகையான அறிக்கையென Static report, Dynamic report ஆகிய இரு வாய்ப்புகளில் ஒன்றை தெரிவுசெய்து கொள்க creat repot now என்ற வானொலி பொத்தானை தெரிவுசெய்து கொண்டு இறுதியாக finish  என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

 

                        படம்-2

 உடன் படம் -2 இல் உள்ளவாறு அறிக்கை தோன்றிடும் இதனை சேமித்து கொண்டு தேவைப்படும் போது அச்சிட்டுகொள்க   தேவையெனில் இந்த அறிக்கையின்  தேதியை, புலங்களின் அகலத்தை நாம் விரும்பியவாறு மாற்றியமைக்கலாம்

 வேறு  சமீபத்திய புதிய வகை அறிக்கையை உருவாக்கிட மேலே கட்டளை பட்டையில் உள்ள Tools => Extension Manager=>Get more extensions here....=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்திய பின் தோன்றிடும் http://extensions.services.openoffice.org/. என்ற இணைய பக்கத்தில்  தேவையான அறிக்கையின் வகையை விரிவாக்க மேலாளர் மூலம் தெரிவுசெய்து நிறுவி கொண்டு செயற்படுத்தி பயன்படுத்தி கொள்க

தொடரும்