ஓப்பன் ஆஃபிஸ் -87-

நாம் இதுவரையில் முந்தை.ய தொடர்களில் ஆவணங்களை கையாள ஓப்பன் ஆஃபிஸின் ரைட்டர் ,விரிதாளை கையாள ஓப்பன் ஆஃபிஸின் கால்க், படவில்லையை கையாள ஓப்பன் ஆஃபிஸின் இம்ப்பிரஸ் , படங்களை கையாள ஓப்பன் ஆஃபிஸின் ட்ரா, கணக்கீடு களை கையாள ஓப்பன் ஆஃபிஸின் மேத், தரவுதளமாக ஓப்பன் ஆஃபிஸின் பேஸ் ஆகியபயன்பாடுகளை பார்த்து வந்தோம் 

 இந்த தொடரில் மேலே கூறிய ஓப்பன் ஆஃபிஸில்  பயன்படுத்தபடும் கூடுதலான வசதிகளை  பற்றி காணலாம்     இதுவரை முந்தைய  தொடர்களில் கூறியவாறு ஓப்பன் ஆஃபிஸில் உருவாக்கபட்ட கோப்புகளை அச்சிட விரும்புவோம் இந்நிலையில் அனைத்து பயன்பாடுகளிலும்  மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள கட்டளை களிலிருந்து file=>print=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்தியவுடன் தோன்றிடும்   print என்ற உரையாடல் பெட்டி ஒவ்வொரு பயன் பாட்டிற் கேற்ப சிறிது மாறுபடும்   அச்சுபொறியின் பெயர், எத்தனை நகல் என்பன போன்ற பொதுவான விவரங்களுடன் அந்தந்த பயன்பாடுகளுக்கேற்ப மேலும் தேவையான விவரங்களை தெரிவுசெய்துகொண்டு ok என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி அச்சிட்டுகொள்க.

 இந்த அச்சிடும் பணியை விரைவாக செய்திட வேண்டும்எனில் மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள printer -இன் (படம் -87-1) உருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக .உடன் நேரடியாக நடப்பில் திறந்திருக்கும் கோப்பானது இயல்புநிலை அமைவை கொண்டு அச்சிட்டுவிடும்

 

படம் -87-1

நம்முடைய ஆவணத்தை பார்வையிட விரும்பும் பார்வையாளர்களின் கணினியில் நாம் பயன்படுத்திடும் ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பயன்பாடு இல்லாவிட்டாலும்  நம்முடைய ஆவணத்தை அவர்கள் பார்வையிடுவதற்கு வசதியாக அக்கோப்பினை பிடிஎஃப் கோப்பாக உருமாற்றம் செய்து அனுப்பிட விரும்புவோம் அந்நிலையில்  மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள கட்டளை களிலிருந்து file=>Export as pdf=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்தியவுடன் தோன்றிடும்   pdf options என்ற (படம் -87-2 )உரையாடல் பெட்டியில்  General,Inial view,user interface,links ,security ஆகிய ஐந்து தாவி பொத்தான்களின் பக்கங்கள் உள்ளன  அந்தந்த பக்கங்களுக்கு சென்று தேவையான வாய்ப்புகளை  தெரிவுசெய்துகொள்க

  மிகமுக்கியமாக Export bookmarksஎன்ற வாய்ப்பானது கோப்பிலுள்ள விவரங்களை பகுதி பகுதியாக பிரித்திருக்கும் நிலையில் குறிப்பிட்ட பகுதிக்கு நேரடியாக செல் வதற்கு அந்த பகுதியின் பெயரானது அட்டவணையாக பட்டியலிடப்பட்டு அந்த அட்டவணையில் குறிப்பிட்ட பகுதியின் பெயரை தெரிவுசெய்து சொடுக்கினால்  குறிப்பிட்டபகுதிக்கு நேரடியாக செல்வதற்கான வழிமுறைகளை  உருவாக்கு கின்றது . 

 ,Export automatically inserted blank pages என்ற வாய்ப்பானது புத்தகங்களில் வலதுபுறம் 1,3,5 என்றுஒற்றை படைவரிசையிலும்  இடதுபுறம் 2,4,6 என்று இரட்டைபடை வரிசையிலும் பக்கங்களை உருவாக்க பயன்படுகின்றது.

 

படம் -87-2

இதுமட்டுமின்றி நம்முடைய பிடிஎஃப் கோப்பினை அனுமதி பெற்றவர்கள் மட்டுமே பார்வையிடமுடியும் என்ற நிலையை உருவாக்கிட இதே உரையாடல் பெட்டியின் security  என்ற தாவிபொத்தானின் பக்கத்தில்  Set open password,set a password for permissions ஆகிய இரு பொத்தான்களில் ஒன்றை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் படம் 87.3 இல் உள்ளவாறு தோன்றிடும் உரையாடல் பெட்டியில் தேவையான கடவுச்சொற்களை உள்ளீடுசெய்து  ok என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்துசொடுக்குக. இறுதியாக pdf options என்ற (படம் -87-2 )உரையாடல் பெட்டியில் Export என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன்   நடப்பில் திறந்திருக்கும் கோப்பானது பிடிஎஃப் கோப்பாக உருமாற்றம் செய்துவிடும்

 

படம் -87-3

 இதே செயலை விரைவாக செய்திட  மேலே கட்டளை பட்டையிலிலுள்ள இதற்கான (படம் -87-4) உருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.உடன் நேரடியாக நடப்பில் திறந்திருக்கும் கோப்பானது இயல்புநிலை அமைவை கொண்டு பிடிஎஃப் கோப்பாக உருமாற்றம் செய்துவிடும்

 

படம் -87-4

  இதுமட்டுமின்றி மேலே கட்டளைபட்டையிலுள்ள கட்டளை களிலிருந்து file=> Export=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற் படுத்தியவுடன் தோன்றிடும்Export  என்ற உரையாடல் பெட்டியின் மூலம்   XHTML. BibTeX (.bib), LaTeX 2e (.tex),Macromedia Flash (.swf). என்பன போன்ற வகை கோப்புகளையும் உருவாக்கமுடியும் .

  அடுத்ததாக ஓப்பன் ஆஃபிஸில் உருவாக்கபடும் ஆவணத்தை நேரடியாக மின்னஞ்சல்  அனுப்பிவைத்திடுவதற்காக

 

படம் -87-5

மேலே கட்டளைபட்டையிலுள்ள கட்டளை களிலிருந்து File => Send => என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன்  விரியும் சிறு கட்டளைபட்டியில்  documents as E-mail,E-mail ascOpen documents,E-mail as Microsoft word,E-mail as pdf என்பன போன்ற (படம் -87-5)பல்வேறு வாய்ப்புகளின் கட்டளைகளில் ஒன்றை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் விரியும் உரையாடல் பெட்டியில் மின்னஞ்சல் பெறுபவரின் முகவரி போன்ற விவரங்களை உள்ளீடு செய்து  கொள்க இந்நிலையில்  ஓப்பன் ஆஃபிஸின் மெயில் மெர்ஜ் எனும் வசதியை பயன்படுத்தி கொள்க

  இதற்காக மேலே கட்டளைபட்டையிலுள்ள கட்டளை களிலிருந்து Tools => Mail Merge Wizard =>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன் விரியும்  Mail Merge Wizard எனும் வழிகாட்டி திரையில் (படம் -87-6)தோன்றிடும் இந்த வழிகாட்டி கூறும் வழிமுறைகளை next ,next என்றவாறு பொத்தான்களை  தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவாறு  பின்பற்றி மின்னஞ்சலை உருவாக்கி அனுப்பி வைத்திடுக 

படம் -87-6

பொதுவாக நாம்  அனுப்பிடும் ஆவணங்கள் நம்முடைய கையொப்பமுடன் இருந்தால் மட்டுமே அதனை நம்பகமான ஆவணமாக கொள்ளமுடியும் அதற்காக  மேலே கட்டளைபட்டையிலுள்ள கட்டளை களிலிருந்து File => Digital Signatures => என்றவாறு கட்டளைகளை செயற் படுத்துக உடன்  விரியும்  உரையாடல் பெட்டியில்  தேவையானவாறு நம்முடைய கையெழுத்தை  சேர்த்தபின் ok என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி சேமித்து கொள்க .  இவ்வாறான கையெழுத்துடன் கூடிய ஆவணமானது நிலைபட்டியில் 

      என்றவாறு உருவபொத்தானுடன் தோன்றிடும்.