ஓப்பன் ஆஃபிஸ் ஓர் அறிமுகம்: ஓப்பன்ஆஃபிஸ்-10- ஒரு ஆவணத்தின் உரையை தேர்ந்தெடுத்தல் ,நகலெடுத்தல், வெட்டுதல்,ஒட்டுதல் ,நகர்த்துதல் மற்றும் கண்டுபிடித்து மாற்றுதல்

ஓரு ஆவணத்தை உருவாக்கிடும்பொது ஒவ்வொரு எழுத்தாக தட்டச்சுசெய்தாலும்திருத்திடும்போதும்வடிவூட்டிடும்போதும்சொற்களையோ வரிகளையோ பத்திகளையோ அல்லது சிலநேரங்களில் முழுமையான ஆவணத்தையோதெரிவு செய்ய வேண்டிவரும்

அவ்வாறு தேர்ந்தெடுத்தபின்னர; அதில் தேவையான மாற்றங்களை செய்துகொள்ளமுடியும். உரையை நகர்த்திடவும் நகல் எடுத்திடவும் எழுத்துகளை தடிமனாக செய்திடவும் முடியும்.இவ்வாறு உரையை தேர்ந்தெடுப்பதற்கு சுட்டி(mouse) அல்லது விசைப்பலகையை(key Board) உபயோகப்படுத்தி கொள்ளலாம்.

சுட்டியின் (mouse)மூலம் உரையை தேர்ந்தெடுத்தல்

1.முதலில்தேர்ந்தெடுக்கப்படவேண்டிய உரையின் தொடக்கத்தில் செருகும்புள்ளியை(Inserting point) வைத்திடுக.

2.பின்னர் சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை அழுத்தி பிடித்தவாறு உரையின்மீது இடம்சுட்டியை நகர்த்துக.

3.இவ்வாறு நகர்த்தி உரை தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டபின்னர் அழுத்தி பிடித்திருந்த சுட்டியின் பொத்தானை விட்டிடுக.இப்பொது நம்மால் தெரிவுசெய்யப்பட்ட உரை மேல்மீட்பாக(High light) தோன்றும்.

4. இந்நிலையில் தவறாக தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட உரையை கைவிடுவதற்காக தேர்ந்தெடுக்கப் பட்ட உரைக்கு வெளியே இடம்சுட்டியைவைத்து ஒருமுறை சொடுக்குக.

விசைப்பலகையின் மூலம் உரையை தேர்ந்தெடுத்தல்

1.இடம்சுட்டியை தேர்ந்தெடுக்கப்படவேண்டிய உரையின் தொடக்கத்தில் வைத்திடுக.

2.பின்னர் Shift பொத்தானை அழுத்திபிடித்தவாறு நகர்விற்கு தேவையான (வலது,இடது,கீழ் ,மேல் ஆகியவற்றிலொன்றை) அம்புக்குறி பொத்தானை அழுத்துவதன் மூலம் இடம்சுட்டியை நகர்த்திசென்று உரையை தேர்ந்தெடுத்திடுக.

3.இவ்வாறு அம்புக்குறி பொத்தானை அழுத்துவதன் மூலம் இடம் சுட்டியை நகர்த்தி உரையை தேர்ந்தெடுத்தப்பின்னர் அழுத்தி பிடித்திருந்த Shift பொத்தானை விட்டிடுக.இப்போது நம்மால் தெரிவுசெய்யப்பட்ட உரையானது மேல்மீட்பாக (High Light)தோன்றும்..

இவ்வாறு ஒரு ஆவணத்தில் உள்ள உரையை தெரிவு செய்யப்பட்ட நிலையினை பின்வரும் அட்டவணை மூலம் அறிந்து கொள்ளலாம். இதனை Edit => Selection Mode என்றவாறு கட்டளையை செயற்படுத்துதல் (படம்-10-2 )அல்லது குறுக்குவழியாக விசைப்பலகையிலுள்ள Alt + Shift + F8 ஆகி.ய விசைகளை சேர்த்து அழுத்துவதன் வாயிலாக அறிந்து கொள்ளலாம்..

அட்டவணை-10-1

நிலை காட்சி(Display)	நிலை(Mode)	விளைவு(Effect)
STD	Standard mode	குறிப்பிட்ட உரையை சொடுக்குவதால் அவ்வுரையில் நாம் விரும்பும் இடத்தில் செருகும்புள்ளி அமர்கின்றது குறிப்பிட்ட அறையை(Cell) சொடுக்குவதால் அது செயலில் இருக்கும் அறையா(Cell)கின்றது..
EXT	Extension mode (F8)	குறிப்பிட்ட உரையை சொடுக்குவதால் அவ்வுரை விரிவுபடுத்தப்பட்டதாகிறதுஅல்லது நடப்பு தெரிவு செய்த உரை வெட்டப்படுகிறது
ADD	Additional selection mode (Shift+F8)	நடப்பு உரையை தெரிவு செய்தலுடன்புதியதொன்றை சேர்த்து கொள்ளப்படுவதால் பல்லடுக்குஉரை தெரிவு செய்தலாகிறது
BLK	Block selection mode (Ctrl+Shift+F8)	ஒரு குழுவான உரை தெரிவுசெய்யப்படுகிறது

உரையை நகலெடுத்தல், வெட்டுதல்,ஒட்டுதல்மற்றும் நகர்த்துதல்

மேலே கூறிய செயல்முறையின்மூலம் தெரிவுசெய்யப்பட்ட உரையை நகலெடுத்தல்(Copy) ,வெட்டுதல்(Cut) செய்த பின்னர் தேவையான இடத்திற்கு கொண்டு சென்று ஒட்டுதல்(Paste) மூலம் மிகஎளிதாக சேர்க்கலாம் இதற்காக பின்வரும் வழிமுறைகளை பின்பற்றுக.

1. முதலில் நகர்த்தப்படவேண்டிய உரையை மேலேகூறியவாறு தெரிவுசெய்து கொள்க.

2. பின்னர; Edit => Copy என்றவாறு கட்டளையையோ அல்லது கருவிப்பட்டையில் உள்ள இதனுடைய பணிக்குறியையோ நகலெடுத்தலுக்கு செயற்படுத்துக.அல்லது Edit => Cut, என்றவாறு கட்டளையையோ அல்லது கருவிப்பட்டையில் உள்ள இதனுடைய பணிக்குறியையோ வெட்டுவதற்கு செயற்படுத்துக.

3. அதன்பின்னர; இந்த உரையை எங்கு ஒட்டவேண்டுமோ அவ்விடத்தில் செருகும்புள்ளியை(Inserting Point) வைத்திடுக.

4. பின்னர; இறுதியாக Edit => Paste என்றவாறு கட்டளையையோ அல்லது கருவிப்பட்டையில் உள்ள இதனுடைய பணிக்குறியையோ தேர்ந்தெடுத்து தேவையான புதியஇடத்தில் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட உரையை ஒட்டுக.

இந்த வழிமுறையின்மூலம் தேவையான உரையை ஒரு ஆவணத்திலிருந்து மற்றொரு ஆவணத்திற்கு கூட நகலெடுத்து அல்லது வெட்டிஎடுத்துசென்று ஒட்டமுடியும்.

பின்வரும் குறுக்குவழியை பயன்படுத்தியும் ஓப்பன் ஆஃபிஸின் ஆவணத்திலுள்ள உரையை நாம் விரும்பும் இடத்திற்கு நகர்த்தலாம்.

Ctrl + C நகலெடுப்பதற்கு

Ctrl + X வெட்டுவதற்கு

Ctrl + V ஒட்டுவதற்கு

ஒரு ஆவணத்தில் உள்ள விரும்பிய சொல் அல்லது உரையை கண்டுபிடித்து மாற்றுதல்

ஓப்பன் ஆஃபிஸில் உள்ள இந்த வசதியை பயன்படுத்தி ஒரு உரையில் உள்ள தேவையான சொற்கள் அல்லது உரையை கண்டுபிடித்து மாற்றுவதற்காக அவ்வுரையில் உள்ள ஒருசொல் அல்லது உரைப்பகுதியை கண்டுபிடித்து அந்த சொல் அல்லது உரைப்பகுதியை அவ்வுரைத் தொகுப்பில் வரும் எல்லா இடங்களிலும் மாற்றிஅமைக்கலாம். அதற்காக பின்வரும் வழிமுறைகளை பின்பற்றுக.

1.முதலில் மாற்றியமைக்கப்படவேண்டிய சொல்அல்லது உரைஎதுவென முடிவுசெய்க.

2.பின்னர; Edit = > Find & Replace என்றவாறு இதனுடைய கட்டளையை தெரிவு செய்து செயற்படுத்துக.

3.உடன் Find & Replace என்றவாறு இதனுடைய உரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றிடும் (படம் -10-10;அதில் தேட வேண்டிய சொல் ;அல்லது உரையை அதற்கான search for என்ற பகுதியில் தட்டச்சுசெய்க.

4.அதன்பின்னர் இதே உரையாடல் பெட்டியில் உள்ள Replace with என்ற பகுதியில் மாறிவர வேண்டிய சொல் அல்லது உரையை தட்டச்சுசெய்க.

5.பின்னர் மாற்றியமைக்கப்படவேண்டிய சொல் அல்லது உரையை கண்டுபிடிப்பதற்காக இதிலுள்ள Find என்ற பொத்தானை சொடுக்குக.

6.அதன்பின்னர் தேடவேண்டிய சொல் அல்லது உரையை ஓப்பன் ஆஃ;பிஸ் ரைட்டர் ஆனது முதன்முறையாக கண்டுபிடித்தவுடன் பின்வரும் ஏதெனுமொரு செயலை செயற்படுத்துக.

1)இவ்வாறு கண்டுபிடிக்கப்பட்ட சொல் அல்லது உரையை ஒருமுறை மட்டும் மாற்றியமைத்திட வெண்டுமெனில் Replace என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

2)இவ்வாறு கண்டுபிடிக்கப்பட்ட சொல் அல்லது உரையை உரைத்தொகுப்பில் வரும் எல்லா இடங்களிலும் மாற்றியமைத்திட வேண்டுமெனில் Replace Allஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

இவ்வாறு கண்டுபிடிக்கப்பட்ட சொல் அல்லது உரையை தவிர்த்து வேறொருசொல் அல்லது உரையை மாற்றியமைத்திட வேண்டுமெனில் மீண்டும் தேடவெண்டிய சொல் அல்லது உரையை அதற்கான search for என்ற பகுதியில் தட்டச்சுசெய்க.

அதன்பின்னர் இதே உரையாடல் பெட்டியில் உள்ள Replace with என்ற பகுதியில் மாறிவர வெண்டிய சொல் அல்லது உரையை தட்டச்சுசெய்து இதிலுள்ள Find என்ற பொத்தானை மீண்டும் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

இறுதியாக இந்த உரையாடல் பெட்டியை மூடுவதற்கு Close என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

படம்-10-1

ஓப்பன் ஆஃபிஸின் செய்த திருத்தங்களை ஏற்றுக்கொள்வது அல்லது கைவிட்டிடுதல் ஆவணத்தை பாதுகாத்தல் ஒரு ஆவணத்துடன் மற்றொன்றை ஒன்றினைத்தல் என்பன போன்ற செயலிற்காக Edit => Changes என்றவாறு கட்டளையை செயற்படுத்துக.உடன் படம் 10-2 இல் உள்ளவாறு விரியும் சிறுபட்டியில் Accept or Reject என்பதை தெரிவு செய்க.

படம்-10-2

.உடன் படம் 10-3 இல் உள்ளவாறு தோன்றும் Accept or Reject changes என்ற உரையாடல் பெட்டியில்உள்ள List, Filter ஆகிய தாவிகளின் வாயிலாக ஒரே ஆவணத்தில் ஒன்றிற்கும் மேற்பட்டவர்கள் பணிபுரியும்போது செய்த திருத்தங்களை ஏற்றுக்கொள்வது அல்லது கைவிட்டிடுதல் போன்றவற்றை செயற்படுத்தலாம்.