ஓப்பன் ஆஃபிஸ் 7.பேரளவு ஆவணங்களை உருவாக்கலாம்

   நம்மால் உருவாக்கப்படும் ஓப்பன் ஆஃபிஸின்ஆவணங்களை நம்முடைய  நண்பர்களுடன்  மின்னஞ்சல் வழியாக பகிர்ந்துகொள்ள விரும்புவோம் .அந்நிலையில் File => Send => document as E-mail => என்றவாறு கட்ட ளைகளை ( படம்-7-1)செயற்படுத்தி நாம் விரும்பும் ஆவணங்களை நம்முடைய நண்பர்களுக்கு மின்னஞ்சல் வழியாக அனுப்பி வைத்து கருத்துகளை பரிமாறிக்கொள்ளலாம்.

   படம்-7-1 

  ஆயினும் நாம் தற்போது உபயோகப்படுத்திடும் ஓப்பன் ஆஃபிஸ்  பயன்பாடு நம்முடைய நண்பர்களிடம்  இருந்தால்  File => Send =>  E-mail  as Open Document Text => என்றவாறு கட்ட ளைகளை ( படம்-7-1) செயற்படுத்தி நாம் விரும்பும் ஆவணங்களை நம்முடைய நண்பர்களுக்கு மின்னஞ்சல் வழியாக அனுப்பி வைக்கலாம்.  .

    ஆனால் நாம் தற்போது உபயோகப்படுத்திடும் ஓப்பன் ஆஃபிஸ்  பயன்பாடு நண்பர்களிடம் இல்லாது எம்எஸ் வேர்டு இருந்தால்  File => Send =>  E-mail  as Microsoft Word  Document  => என்றவாறு கட்ட ளைகளை ( படம்-7-1)செயற்படுத்தி நாம் விரும்பும் ஆவணங்களை நம்முடைய நண்பர்களுக்கு மின்னஞ்சல் வழியாக அனுப்பி வைத்திடலாம்.  .   மேலும் நாம் தற்போது உபயோகப்படுத்திடும் ஓப்பன் ஆஃபிஸ்  பயன்பாடு நம்முடைய நண்பர்களிடம்  இல்லாது இணைய உலாவியான இன்டெர்நெட் எக்ஸ்ப்ளோரர்என்பன போன்ற பயன்பாடிருந்தால்  File => Send =>  Create HTML Document => என்றவாறு கட்ட ளைகளை ( படம்-7-1) செயற்படுத்தி நாம் விரும்பும் ஆவணங்களை நம்முடைய நண்பர்களுக்கு மின்னஞ்சல் வழியாக அனுப்பலாம்.  .

    அதுமட்டுமல்லாது நண்பர்களிடம் நாம் தற்போது உபயோகப்படுத்திடும்   பயன்பாடு போன்று  எதுவுமே இல்லாதிருந்தால்  File => Send =>  E-mail  as PDF Document Text => என்றவாறு கட்ட ளைகளை ( படம்-7-1) செயற்படுத்தி நாம் விரும்பும் ஆவணங்களை நம்முடைய நண்பர்களுக்கு மின்னஞ்சல் வழியாக அனுப்பி வைத்து கருத்துகளை பரிமாறிக்கொள்ளலாம்.  .

     ஆய்வுக்கட்டுரைகள் ,பயணக்கட்டுரைகள் ,நூல்கள் போன்றவற்றை நாம் எழுதி வெளியிட விரும்புவோம். இவை முதன்மை தலைப்புடன் பல பகுதிகளும் பிரிவுகளும் அத்தியாயங்களும் கொண்ட  துனைத் தலைப்புகளோடு  பல்வேறு பத்திகளும் உள்ளடங்கிய  ஏராளமான பக்கங்களை கொண்டிருக்கும்..அதனால் இதனை மிகப்பெரிய ஒற்றை ஆவணமாக  உருவாக்குவது மிகக்கடினமான பணியாகும்

  அவ்வாறு இதனை ஒற்றை ஆவணமாக  உருவாக்குவதைவிட   பல்வேறு பக்கங்களையும் அத்தியாயங்களையும்  பொருத்தமான  துனைத்தலைப்புகளுடன் தேவையான துனையாவணங்களோடு (Sub Document) ஒருங்கிணைந்த முதன்மை ஆவணம் (Master Document) போன்று ஒன்றை  ஓப்பன் ஆஃபிஸில் உருவாக்கி  இணைத்துகொள்ளாம். .

    இதில் தனித்தனியான பல்வேறு துனைஆவணங்களின் கோப்புகளை ஒருங்கிணைத்து ஒற்றையான பெரிய ஆவணமாக உருவாக்குவதையே முதன்மை ஆவணம் (Master Document) என அழைப்பார்கள்.

    அனைத்து துனைஆவணங்களின் தலைப்புகளை  உள்ளடக்க அட்டவணையாக  இந்த முதன்மை ஆவணத்தில் உருவாக்கிடமுடியும்.

   பொதுவாக  முதன்மை ஆவணத்தின் தோற்றம் ,பாவணை போன்றவைகளையே துனை ஆவணங்களும் இயல்பாக எடுத்துகொள்ளும். 

   ஒருமுதன்மை ஆவணத்தில்  அனைத்து துனைஆவணங்களுக்கான மீயிணைப்பு (Links) அமைந்திருக்கும்.  இவற்றை தெரிவுசெய்து சொடுக்குவதன்மூலம் குறிப்பிட்ட துனைஆவணங்களுக்குள் செல்லமுடியும் .நாம் விரும்பும் அனைத்து மாறுதல்களையும் துனைஆவணங்களில் மட்டுமே செய்யமுடியும். அவ்வாறு பணிசெய்வதற்காக  இவைகளுக்கிடையே மாறுவதற்கு இருநிலைமாற்றி (Toggle) பயன்படுகின்றது.

  இவ்வாறான ஒருங்கினைந்த முதன்மை ஆவணம் (Master Document) ஒன்றை உருவாக்குவதற்காக File => Send =>  Create a Master  Document => என்றவாறு கட்ட ளைகளை  ஏற்கனவே இதற்கான ஆவணம்  உருவாக்கப்பட்டிருந்தால்( படம்-7-1)செயற்படுத்துக.

      புதியதாக  முதன்மை ஆவணம் ஒன்றை உருவாக்குவதற்கு விரும்பினால் File => New=>Master Document => என்றவாறு கட்டளைகளை (படம்-7-2)செயற்படுத்துக.

                          

                                     படம்-7-2

       உடன் தோன்றிடும் திரையில் (  படம்-7-3)புதிய முதன்மை ஆவணமெனில் வழிகாட்டியில் (Navigator)ஏதேனும்  உரைகளைஉள்ளீடு செய்க. பிறகு உள்ளிணைப்பு உருவத்தை (Insert Icon) சொடுக்கி பிடித்துகொண்டு பின்வருவனவற்றை செயற்படுத்துக.

                              படம்-7-3

1.ஏற்கனவே இருக்கும் கோப்பினை துனை ஆவணமாக  உள்ளிணைத் திடுவதற்கு  File என்பதை தெரிவுசெய்து கோப்பிருக்குமிடத்தை தேடிபிடித்து தெரிவுசெய்து ok என்ற பெத்தானை சொடுக்குக.

2.துனைஆவணங்களுக்கிடையே  உரையை உள்ளிணைத்திடுவதற்கு Text என்பதை தெரிவுசெய்து தேவையான உரையை உள்ளீடு செய்க.

3.இவைகளை சேமிப்பதற்கு File=>Save=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக.

    முதன்மை ஆவணமானது .odm என்ற பின்னொட்டுடனும்  துனைஆவணங்கள் .odt என்ற பின்னொட்டுடனும்  சேமிக்கப்படும்.

   இந்த வழிகாட்டியின் (Navigator) உதவியுடன் முதன்மை ஆவணத்தில் உள்ள  துனை ஆவணங்களின் வரிசையை மாற்றியமைத்தல்,மறுஅமைவு செய்து சரிசெய்தல்,  பதிப்பித்தல் என்பன போன்ற பல்வேறு பணிகளை செயற்படுத்திடலாம்.

1.இதில்  உள்ள துனை ஆவணமொன்றினை தெரிவுசெய்து சுட்டியை இருமுறை சொடுக்கி       திறந்துகொண்டு அதில் தேவையான மாறுதல்கள் செய்துகொள்ளலாம்.

2.இதில்  உள்ள துனை ஆவணமொன்றினை தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுறபொத்தானை சொடுக்குக.உடன் விரியும்  குறுக்குவழிபட்டியில் உள்ள Deleteஎன்ற கட்டளையை செயற்படுத்தி தேவையற்ற துனை ஆவணத்தை  நீக்கம் செய்துவிடலாம்.

3.இதில்  உள்ள துனை ஆவணமொன்றினை தெரிவுசெய்து பிடித்து இழுத்துசென்று இதனுடைய வரிசையை மாற்றியமைக்கலாம். அதற்கு பதிலாக Move down அல்லது Move up ஆகியவற்றின் உருவப்படத்தை (Icon) சொடுக்கியும் இதனுடைய வரிசையை மாற்றியமைக்கலாம்

4. இந்த வழிகாட்டியின் (Navigator) பட்டியலில்  சுட்டியைவைத்து இதனுடைய வலதுபுறபொத்தானை சொடுக்குக.உடன் விரியும்  குறுக்குவழிபட்டியில் உள்ள Insert -Indexஎன்ற கட்டளையை செயற்படுத்தி உள்ளடக்க அட்டவணையை உருவாக்கி கொள்ளலாம்

             ஒவ்வொரு  துனை ஆவணமும் புதிய பக்கத்தில்ஆரம்பிக்கவேண்டுமெனில்

1.முதன்மை ஆவணத்தில்  Format-styles and Formatting என்றவாறு  கட்டளையை தெரிவுசெய்தபிறகு தோன்றிடும்திரையில் Paragraphs Styles என்ற உருவப்படத்தை   சொடுக்குக.

2.பின்னர்  Heading 1என்பதை தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை சொடுக்குக.உடன் விரியும்  குறுக்குவழிபட்டியில் (Shortcut menu)உள்ள Modifyஎன்ற கட்டளையை செயற்படுத்துக.

3.அதன்பின்னர்   Text Flow என்ற தாவியை(Tab) தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் விரியும் திரையின்  Breaks  என்ற பகுதியில் இடம் சுட்டியை வைத்து  Insert என்பதை தெரிவுசெய்க.பின்னர்  Type என்ற பெட்டியில்     Pageஎன்பதை தெரிவுசெய்க. 

    4.புதிய ஆவணம் இரட்டைபடை எண்ணுள்ள பக்கத்தில் தொடங்கிட வேண்டுமெனில் With Page Styleஎன்பதை தெரிவுசெய்து  Right page என்பதை இந்த பெட்டியில் தெரிவுசெய்து OK. என்ற பொத்தானை சொடுக்குக.

   இவ்வாறு Create Master Documentஎன்ற கட்டளையின் உதவியுடன்  நூற்றுக்கணக்கான பக்கங்களையுடைய தனித்தனி ஆவணங்களுக்கு பதிலாக ஒற்றைஆவணமாக உருவாக்கி பணிபுரி வதற்காக பயன்படுத்திகொள்ளலாம்
நன்றி:தமிழ் கம்யூட்டர் (மாதமிருமுறை இதழ்)