ஓப்பன் ஆஃபிஸ் ஓர் அறிமுகம்: ஓப்பன் ஆஃபிஸ் -12- உரையை உள்தள்ளல்(Indentation)

தலைப்புகளையும் பத்திகளையும் பொறுத்தவரை பத்தி இசைவு(Paragraph alignment)[ மாற்றங்கள் போதுமானதாக இருக்கும். ஆனால் ஒரு நீண்ட ஆவணத்தை படிக்கும் போது படிப்பவருக்கு ஆர்வம் ஊட்டுவதாகவும், எளிமையானதாகவும் இருந்திடவேண்டுமெனில் பின்வரும்பகுதியில் விவரிக்கப்பட்டுள்ள உள் தள்ளல் (Indentation) மிகவும் உபயோகமானதாக இருக்கும். உதாரணமாக ஒரு உரைப்பகுதியிலுள்ள மேற்கோள் பத்தியை வேறுபடுத்தி காண்பிப்பதற்கு அதனை தனியே இடதுஓரத்திலிருந்து உள்தள்ளிக் காண்பிக்கலாம். அல்லது தொங்கும் உள்தள்ளல் (Hanging Indentation )என்பதனை எண்வரிசைக்கு (Numbering List ) பயன்படுத்திடலாம்.

ஓருபத்தியின் முதல்வரியை சற்றே இடப்புறமாக உள்தள்ளுவதற்கு (Left Indentation ) கருவிப்பட்டையிலுள்ள Left Indentation என்பதன் பணிக்குறியை சொடுக்கவதன்மூலம் உள்தள்ளதலை அதிகப்படுத்திடலாம்.

அந்த பணிக்குறியை ஒவ்வொருமுறை சொடுக்கிடும்போது ½ அங்குலம் உள்தள்ளப்படும்.

உள்தள்ளப்பட்ட உரையை பழைய நிலைக்கு கொண்டுவருவதற்கு உள்தள்ளல் குறைத்தல் பணிக்குறியை சொடுக்குக.

உள்தள்ளலை அதிகமாக்கிடும் பொத்தான்கள் , உள்தள்ளலை குறைத்திடும் பொத்தான்கள் ஆகியவை உரையை இடதுபுறஓரத்திலிருந்து உள்தள்ளு வதற்கும் மீண்டும் பழையநிலைக்கு கொண்டுவருவதற்கும் பயன் படுகின்றன . உரையை வலதுபுறத்திலிருந்து அல்லது சிறப்புவகை உள்தள்ளலுக்கு பத்தி உரையாடல் பெட்டி (Paragraph dialog box)என்ற வேறுஒருவழிஉள்ளது. இதனை பயன்படுத்தி செயற்படுத்திடும் வழிமுறைகள் பின்வருமாறு.

1.எந்த பகுதியை உள்தள்ளல் செய்யவெண்டுமோ அதனுடைய ஆரம்பத்தில் செருகும் புள்ளியை நகர்த்தி அமைத்திடுக.

2.பின்னர் Format = > Paragraph என்றவாறு கட்டைளையை தெரிவுசெய்து செயற்படுத்துக.

3.அதன்பின்னர; தோன்றிடும் பத்தி உரையாடல்பெட்டியில் ( Paragraph dialog box) Indent and Spacing என்ற தாவியை தெரிவுசெய்துசொடுக்குக.

4.பின்னர் விரியும் திரையில் பின்வரும்ஏதாவதொருசெயலை செயற்படுத்துக.

4.1.இடதுபுறமிருந்து உள்தள்ள From Left என்ற சுழல்பெட்டியில் உள்தள்ளவேண்டிய அளவை தட்டச்சு செய்க.அல்லது சுழல் அம்புக்குறியை பயன்படுத்தி நாம் விரும்பும் அளவின்மதிப்பை தெரிவுசெய்யலாம்.இதே வழிமுறையில் வலதுபுறத்திலிருந்தும் உள்தள்ளலை செயற்படுத்திடலாம்..

5.அதன்பின்னர் ok என்ற பொத்தானை சொடுக்குக. First Line என்ற தேர்வை பயன்படுத்தி பத்தியின் முதல்வரியை மட்டும் உள்தள்ளல் செய்யமுடியும் .சுழல் அம்புக்குறியை பயன்படுத்தி ஒரு நேர்மதிப்பை (positive Value )குறிப்பிட்டால் முதல்வரி உள்தள்ளப்படும்.ஒருஎதிர்மதிப்பு எண்ணை (Negative Value )பயன்படுத்தினால் தொங்கும் உள்தள்ளல் (Hanging Indendation )அதாவது முதல்வரியானது பத்தியின் இதரவரிகளை காட்டிலும் வெளியே துருத்தி கொண்டிருக்கும்.

படம்-12-1

வரிகளுக்கிடையே உள்ள இடைவெளியை மாற்றியமைத்தல்

இயல்புநிலையில் ஓப்பன்ஆஃபிஸ் ரைட்டரின் ஆவணங்கள் ஒருவரி இடைவெளியில் மட்டும் இருக்கும். பெரும்பாலான கடிதங்கள் இதரஆவணங்களுக்கு இது பொருத்தமானதாக அமையும். ஆனால் ஒருசில ஆவணங்களுக்கு வேறுவகையான இடைவெளி அமைப்பு தேவை யானதாகும். 1ஓருவரி 1.5வரி, 2வரி அல்லதுநாம் விரும்பிடும் அளவுக்கேற்றஇடைவெளி ,குறைந்தபட்ச இடைவெளி ஆகிய தேர்வுகள் உள்ளன.இந்த வரி இடைவெளியை பின்வரும் வாய்ப்புகளுக் கேற்றவாறு மாற்றியமைத்திடலாம்.

1.மாற்றியமைத்திடவேண்டிய பத்தியை முதலில் தெரிவுசெய்க.

2.பின்னர் கட்டளைபட்டையிலுள்ளFormat => Paragraph என்றவாறு கட்டளையை தெரிவுசெய்து (படம்-12-1)செயற்படுத்துக.

3.அதன்பின்னர் தோன்றிடும் பத்தி (Paragraph )என்ற (படம்-12-2)உரையாடல் பெட்டியில் (Indent and Spacing) என்றதாவியை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

4. பின்னர் விரியும் திரையில் வரி இடைவெளிக்கான கீழிறங்கு பட்டிபெட்டியை (Drop down List box ) தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. உடன்விரியும் கீழிறங்கு பட்டியலில் (Drop down List )இருந்து தேவையான வரிஇடை வெளியை தெரிவுசெய்து கொள்க

5. இறுதியாக ok என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

படம்-12-2

பொட்டுக்குறி(bullet), எண்வரிசையை உருவாக்குதல்

ஓருஆவணத்தில் ஓருபொருளை பற்றி விவரிக்கும்போது அந்த பத்தி மிகநீண்டதாக இருந்தால் படிப்பவர் அதிலுள்ள மிகமுக்கிய செய்திகளை படித்தறிய முடியாது.இவ்வாறான நிலையில் முக்கிய குறிப்புகளையும், செய்திகளையும் பொட்டுக்குறி(bullet), எண்வரிசை ஆகியவற்றை பயன்படுத்தி குறிப்பிட்ட வரியை தனியாக காண்பித்தால் படிப்பவர்கள் எளிதாக நினைவில் கொள்ளவசதியாக இருக்கும்.இவ்வாறு முக்கிய தலைப்புகளையும் செய்திகளையும் மற்ற உரைப்பகுதியிலிருந்து பிரித்து காண்பிப்பதற்கு பொட்டுக்குறி(bullet)கள் உதவுகின்றன.வரிசைபடுத்தப்படும் ஒவ்வொரு வரிக்குமுன்பும் ஒரு பொட்டுக்குறி(bullet) குறியிடப்பட்டு அது உள்தள்ளி காண்பிக்கப்படுகின்றது. ஏதாவதொரு செயலை செயற்படுத்து வதற்கான கட்டளையை வரிசைகிரமமாக தருவதற்கு அல்லது ஒரு பட்டியலாக உறுப்புகளை ஒன்றன்பின்ஒன்றாக வரிசைபடுத்தி வழங்கு வதற்கு எண்வரிசை பயன்படுகின்றது .

ஓப்பன்ஆஃபிஸ் ரைட்டரானது ஒருபட்டியலை தயார் செய்திடும்போது அவ்வரியை உள்தள்ளல் செய்கின்றது.

இதற்காக பயன்படுத்தப்படும் வழிமுறைகள் பின்வருமாறு.

1.பொட்டுக்குறி(bullet)யை குறிப்பிடவேண்டிய உரையை தெரிவுசெய்க.

2.பின்னர் கட்டளைபட்டையிலுள்ள வடிவூட்டு (Format ) என்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

3.உடன்விரியும் வடிவூட்டல் (Format ) என்ற (படம்-12-1)பட்டியலில் Bullets and Numbering என்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக .

4.உடன்Bullets and Numbering என்ற (படம்-12-3) உரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில்தோன்றிடும் அதில் பொட்டுக்குறி(bullet)தேவையெனில் பொட்டுக்குறி(bullet) என்ற தாவியையும் எண்கள் தேவையெனில் Numberingஎன்ற தாவியையும் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

5.பின்னர்விரியும்திரையில் தேவையானதை தெரிவுசெய்துகொள்க

6.அல்லது கருவிபட்டையிலுள்ள Bullets and Numbering என்பதற்கான பணிக்குறி பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

7.உடன் ஓப்பன் ஆஃபிஸ் ரைட்டர் ஆனது இப்போது இந்த தேர்விற்கு பின்னர் ஒவ்வொரு பத்திக்கும் பொட்டுக்குறி(bullet)களை சேர்த்திடும் .ஒவ்வொரு வரிக்கும் காலியான வரியாக இருந்தாலும் இந்த பொட்டுக்குறி(bullet)களை சேர்க்காது.

(படம்-12-3)

ஓரு குறிப்பிட்ட வரிசையில் தோன்றிடும் பொருட்களுக்கு எண்வரிசை பட்டியல் உபயோகமானதாக உள்ளது. ஓரு செயலை செய்து முடிப்பதற்காக கையாள வேண்டிய படிமுறைகளை வரிசையாக கொடுக்கலாம். ஓப்பன் ஆஃபிஸ் ரைட்டர் ஆனது எண் வரிசையிடப்பட்ட பட்டியலை தானாகவே உருவாக்குவதுடன் அந்த பட்டியலை சற்று உள்தள்ளவும் செய்கின்றது. இதன்மூலம் அந்த பட்டியல் மற்ற உரைகளில் இருந்த சற்று வேறுபடுத்தி காண்பிக்கப்படும். எண்வரிசைபட்டியலில் ஒரு உறுப்பை சேர்க்கவோ அல்லது நீக்கவோ செய்தால் ஓப்பன்; ஆஃபிஸ் ரைட்டர் ஆனது தானாகவே அதற்கேற்றவாறு எண்களை மாற்றியமைத்து கொள்கின்றது.

பின்வரும் வழிமுறைகளின் மூலம் எண் வரிசையிடப்பட்ட பட்டியலை எளிதில் உருவாக்கலாம்.

1.முதலில் எண்வரிசையிடப்படவேண்டிய உரையை தேர்வுசெய்திடுக.

2.உடன் ஓப்பன் ஆஃபிஸ்ரைட்டர்ஆனது இந்த தேர்வு ஒவ்வொன்றின் ;பத்திக்கும் எண்வரிசையை சேர்த்து கொள்கின்றது.ஆனால் ஒவ்வொரு வரி காலிவரிகளுக்கும் எண்வரிசையை சேர்க்காது.

3Numbering List என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கினால் எண்வரிசையிடப்படும்.

பொட்டுக்குறி(bullet)யிடப்பட்ட பகுதியை தேர்வுசெய்து இதற்கான பணிக் குறியிடப்பட்ட பொத்தானை சொடுக்குக.அவ்வாறே எண்குறியிடப்பட்ட பகுதியை தெரிவுசெய்து இதற்கான பணிக்குறியிடப்பட்ட பொத்தானை சொடுக்குக .உடன் தெரிவுசெய்த பகுதியில் பொட்டுக்குறி(bullet) அல்லது எண்குறியிடப்பட்டது நீக்கம் செய்யபட்டுவிடும்.

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் ரைட்டர் மூலம் பல்வேறுவகையான பொட்டுக்குறி(bullet) களையும் எண்வரிசையையும் பெறமுடியும்.இதற்காக Format => Numbering/Bullets என்றவாறு கட்டளையை தேர்வுசெய்து செயற்படுத்துக. உடன் படம்-12-3 உள்ளவாறு Numbering/Bullets என்ற உரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றும் . இதன்மூலம் நமக்கு தேவையான பொட்டுக்குறி(bullet)களையோ வரிசை எண்களையோ உரையில் சேர்க்கலாம்.

நடை அல்லது பாணியை (Style)பயன்படுத்தி உரைவடிவூட்டுதல்

ஒரு உரையை வடிவூட்டுதல் செய்வதற்கு பல்வேறு இயல்பு நிலைகளையும் பயன்படுத்திடலாம்.இந்த ஒவ்வொரு இயல்புநிலைக்கும் ஒரு பெயர் இருக்கும்.வடிவூட்டலுக்கு தேவையான இந்த இயல்பு நிலையின் தொகுப்பிற்கு பாணி அல்லது நடை(Style) என அழைப்பார்கள் .இதுவரையில விவரித்த வடிவூட்டல்கள் ஒருமுறைமட்டுமே செயற்படுத்துவதற்கு பொருத்தமானாக இருக்கும் . உதாராணமாக ஒரு சொல்லை தடிமனாக ஆக்கவேண்டுமெனில் அதனை தெரிவுசெய்து அதற்கான பணிக்குறியை சொடுக்கியவுடன் அந்த சொல் தடிமனாக மாறிவிடும்.

ஆனால் பலபக்கங்களை கொண்டபல்வேறு ஆவணங்களை ஒரு குறிப்பிட்ட விகிதத்தில் வடிவூட்டம் செய்யவேண்டுமெனில் பாணி அல்லது நடை(Style) மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.மேலும் ஒரு ஆவணத்துக்கு உள்ளேயே பல இடங்களில் ஒரேமாதிரியான வடிவூட்டலை செய்வதற்கும் இந்த பாணி அல்லது நடை(Style)மிக பயனுள்ளதாக இருக்கின்றது.இந்தபாணி அல்லது நடை(Style) யை பயன்படுத்துவது என முடிவுசெய்துவிட்டால் பின்னர் அதற்கென தனியாக திட்டமிடவேண்டும்அதுமட்டுமல்லாது இந்த பாணி அல்லது நடை(Style) யை முதலில் தயாரித்து வைத்துகொண்டால் பின்வருங்காலங்களில்; அதனை ஒரு ஆவணத்துக்கோ அல்லது ஒரு குறிப்பிட்ட உரைப்பகுதிக்கோ எளிதாக சேர்க்கமுடியும்.மிகஅதிகமான அளவில் வடிவூட்டல் மாறுதல்களை செய்யும்போது பாணிஅல்லது நடை(Style)யின் மேம்பட்ட தன்மை எளிதாக நமக்கு விளங்கும்.இதனை செயற்படுத்திட கட்டளைபட்டையிலுள்ள Format => Styles and Formatting என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் (படம்-12-1) உள்ளவாறு விரியும் Styles and Formatting என்ற (படம்-12-4) உரையாடல் பெட்டியில் தேவையான அல்லது நாம்விரும்பும் நடை(Style) யை அதற்கான கட்டளைகுறிகளை பயன்படுத்தி அமைத்துகொள்க.