ஓப்பன் ஆஃபிஸ் -3 -புதிய ஆவணம்ஒன்றை உருவாக்குதலும் சேமித்தலும் மூடுதலும்

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் -3 -புதிய ஆவணம்ஒன்றை உருவாக்குதலும்  சேமித்தலும் மூடுதலும்

முந்தைய இதழில் குறிப்பிட்டவாறு செயற்படுத்தியவுடன்  Untitle என்ற பெயரில் (நாம் இந்த ஆவணத்திற்கு தலைப்பு எதுவும் வழங்காததால் ) புதிய காலியான ஆவணம் ஒன்று திரையில் தோன்றும். இதற்கு பதிலாக   File=> New=> Text Document  என்றவாறு தெரிவு செய்து சொடுக்குக. அல்லது Ctrl + N ஆகிய விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக. உடன்   Untitle என்ற பெயரில் (நாம் இந்தஆவணத்திற்கு தலைப்பு எதுவும் வழங்காததால்)  ஒருபுதிய காலியான ஆவணம் ஒன்று திரையில் தோன்றும்.

ஓப்பன்ஆஃபிஸ் ரைட்டரின் உள்ள ஒரு ஆவணத்தில்; உரையை தட்டச்சு செய்தல்

 இவ்வாறு புதியதாக ஒரு ஆவணம் திறக்கப்பட்டவுடன் திரையில்  தோன்றிடும் பெரிய காலியான பெட்டிபோன்ற இடத்தில்தான் ஒப்பன் ஆஃபிஸ் ரைட்டரின் ஆவணத்தை தட்டச்சு செய்ய வேண்டும். இதில் நாம் ஒவ்வொரு எழுத்தாக தட்டச்சு செய்யும்போது விட்டுவிட்டு தோன்றும் (Flashing) நெடும்பட்டை (Vertical bar)யொன்று வலதுபுறம் நகர்ந்து கொண்டே யிருக்கும்.இதற்கு செருகும்புள்ளி  (Inserting point) என்று பெயர் நம்மால்  புதியதாக தட்டச்சு செய்யப்படும் உரை இந்த இடத்தில்தான் தோன்றும். உரையை ஒருவரியின் கடைசிவரை தட்டச்சு செய்துவிட்டால் அந்த வரியின் இறுதியில் அல்லது ஒவ்வொரு வரியின் இறுதியில் தட்டச்சு போன்று  அடுத்தவரிக்கு தாவி (மடங்கி) செல்வதற்கான உள்ளீட்டு (Enter) விசையை அழுத்திட தேவை யில்லை. இதனை தொடர்ந்து வரும் எழுத்துகள் தானாகவே அடுத்தவரிக்கு மடிந்து(wrap) சென்று விடும். ஒருபத்தியின்  முடிவில் அல்லது காலியான வரியொன்று தேவையெனும் சூழலில் மட்டும் இந்த உள்ளீட்டு விசையை பயன்படுத்திடவேண்டும். மேலும் ஒருபக்கம் நிறைவடைந்தவுடன் தானாகவே அடுத்தபக்கம் உருவாக்கப் பட்டுவிடும்.

ஓப்பன்ஆஃபிஸ்ரைட்டரில் ஒரு ஆவணத்தை சேமித்தல்

இவ்வாறு உருவாக்கிய ஒரு ஆவணத்தை முதன்முறையாக சேமிக்கும்பொது எந்த பெயரில் சேமிப்பது என நம்மிடம் வினவும் . உடன் இந்த ஆவணத்திற்கு தக்கதொரு பெயரை இடுவதன் மூலம் இதனை பிரிதொருநேரத்தில் தேடிப்பிடிப்பதற்கும். கிடைத்தவுடன் திறப்பதற்கும் இயலும் . மேலும் இவ்வாறு பெயரிட்டு ஒரு கோப்பாக சேமிக்கும்போது எந்த கோப்பகத்தில் (Directory)  எந்த கோப்புறையில் (Folder) சேமித்திட வேண்டும் என்பதனையும் சொல்லவேண்டும்.

முதன்முறையாக ஒருஆவணத்தை  சேமிப்பதற்கு பின்வரும் வழி முறை களை பின்பற்றவேண்டும்.

 1.File=> Save என்றவாறு கட்டளையையோ அல்லது  இதனுடைய  பணிக்குறியையோ(Icon) சொடுக்குக. உடன் படம்-03-1 இல் உள்ளவாறு இவ்வாறு சேமிக்கவும்(Save as) என்ற உரையாடல் (Dialog box) பெட்டி யொன்று திரையில் தோன்றும்.

2.பின்னர்; ஒருகுறிப்பிட்ட கோப்பகத்தை (Directory) தேர்வுசெய்வதற்காக இதன் மேல்பகுதியில் Save in என்பதற்கருகில் உள்ள கீழ்நோக்கு அம்புக்குறியை அல்லது  இதனுடைய பணிக்குறியை  தெரிவுசெய்து இருமுறை சொடுக்குக.

3.அதன்பின்னர் தோன்றும் கோப்பகங்களின்(Directories) பட்டியலிலிருந்து நாம்விரும்பும் கோப்பகத்தினை (Directory)தெரிவுசெய்து இருமுறை சொடுக்குக.

4.பின்னர் விரியும் இந்த கோப்பகத்தில் (Directory)உள்ள கோப்புறைககளின் (Folders) பட்டியலிலிருந்து தேவையான கோப்புரையை (Folder)தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

5.அதன்பின்னர் கோப்பு பெயர் ( File Name) என்ற பகுதியில்  இந்த கோப்பிற்கான பொருத்தமான எளிதில் நினைவு கூறத்தக்க வகையில் பெயர் ஒன்றை  skopenoffice03.doc என்றவாறு  உள்ளீடு செய்க.

6.பின்னர் நாம் இந்த கோப்பினை ஒப்பன் ஆஃபிஸ் கோப்பாகவா அல்லது எம் எஸ்ஆஃபிஸ் கோப்பாகவா எந்தவகையாக சேமிக்க விரும்புகின்றோம் என்பதற்காக சேமிப்பு வகை Save as Type என்ற பகுதியில் உள்ள கீழ்நோக்கு அம்புக்குறியை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. உடன் படம்-03-1-ல் உள்ளவாறு விரியும் கோப்புகளின் வகை பட்டியலில் இருந்து தேவையான வகையை மட்டும் தெரிவுசெய்து  save என்ற பொத்தானை சொடுக்குக. உடன் இந்த ஆவணம் சேமிக்கப்பட்டு நாம் உள்ளீடுசெய்த பெயர் தலைப்பு பட்டியில்(Title bar)  தோன்றும்.

இவ்வாறு முதலில் ஒருமுறை பெயரிடப்பட்டு சேமிக்கப்பட்ட பின்னர்; மீண்டும் இதனை சேமிப்பதற்கு ஒவ்வொருமுறையும் பெயரிடத் தேவையில்லை.அதற்கு பதிலாக File => Save என்றவாறு கட்டளையை செயற்படுத்தி அல்லது Ctrl+S என்றவாறு விசைப்பலகையில் குறுக்கு வழிவிசைகளை அழுத்தி சேமிக்கலாம்.

ஓப்பன்ஆஃபிஸ்ரைட்டரில் ஒரு ஆவணத்தை மூடுதல்

இவ்வாறு ஒரு ஆவணத்தை சேமித்தவுடன் அந்த ஆவணம் தானாக மூடாது பயனாளர் தொடர்ந்து அந்த ஆவணத்தில் பணிபுரியும் வகையில் திறந்தே இருக்கும் . பணிமுடிவடைந்த பின்னர் இந்த ஆவணத்தை சேமித்து மூடிவிட வேண்டும் அதற்காக File=> Close என்றவாறு கட்டளையை செயற்படுத்திட வேண்டும்.

ஓப்பன்ஆஃபிஸ் ரைட்டரில் ஒரு ஆவணத்தை திறத்தல்

ஏற்கனவே  பணிமுடிந்து நம்மால் சேமிக்கப்பட்டு மூடப்பட்ட ஒரு ஆவணத்தை மீண்டும் அதில் பணிபுரிவதற்காக திறப்பதற்கு  File => Open என்றவாறு கட்டளையை செயற்படுத்திடவேண்டும்  உடன் படம் -03-2 இல் உள்ளவாறு திற(Open) என்ற உரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றும். இது Save as என்ற உரையாடல் பெட்டி போன்றதேயாகும்.இதில் நாம் திறக்க விரும்பும் கோப்பின் பெயரை திரையிலுள்ள பட்டியலிலிருந்து தெரிவுசெய்து Open என்ற பொத்தானை சொடுக்குக. அல்லது மாற்றுவழியாக இதனுடைய  பணிக்குறியை(icon) தெரிவுசெய்து சொடுக்குவதன் மூலம் செயற்படுத்தலாம்.

ஓப்பன்ஆஃ;பிஸ்ரைட்டரில் உள்ள ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட ஆவணங்களில் பணிபுரிதல்

ஓப்பன்ஆஃபிஸ்ரைட்டரில் பணிபுரியும்போது ஒன்றுக்குமேற்பட்ட ஆவணங்களை ஒன்றன்பின் ஒன்றாக திறந்து இவையனைத்திலும் ஒரே நேரத்தில் பணிபுரியலாம் .இந்நிலையில் ஒருஆவணத்தில் இருந்து மற்றொரு ஆவணத்திற்கு மாறுவதற்கு பின்வரும் இருவழிகள் பயன்படுகின்றன.

1.பட்டிபட்டையில் (Menu bar)உள்ள சாளரம் (Window)என்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. பின்னர் விரியும் கோப்புகளின் பெயர் பட்டியலிலிருந்து தேவையான கோப்பினை  தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

2.அல்லது கீழ்பகுதியிலுள்ள பணிப்பட்டையில் இருக்கும் ஆவணங்களின் பெயர்களிலிருந்து தேவையானதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

பணிமுடிந்த பின்னர் இந்த ஆவணங்களை ஒன்றன் பின் ஒன்றாக File => Close என்றவாறு  தெரிவுசெய்து  மூடிவிடுக..
நன்றி:தமிழ் கம்யூட்டர் (மாதமிருமுறை இதழ்)